ده تکنیک که کمکت میکنه زمان خودت رو بهتر مدیریت کنی

زمان همیشه سپری میشه و کنترل کردن اون کار مشکلیه. به قول قدیمی ترها آب رفته به جوی باز نمیگرده! همین سناریو برای شرکت ها(از دست دادن زمان) به معنای چشم پوشی از فرصت هایی است که مطابق اونا، واحدهای تجاری میتونستن پول در بیارن.

شاید بهتر باشه در واحدهای تجاری که عمدتا بر اساس بهره وری به استخدام کارمندان پرداخته میشه، به پرسنل استخدامی در کنار سایر وظایفی که بهشون محول میشه، مهارت های مدیریت زمان هم یاد بدیم چرا که فراگیری همین یک کار مهارت ساده میتونه به همه ی این افراد کمک کنه تا هم بتونن کارهاشون رو با زمان بندی بهتری انجام بدن و هم به بررسی پیشرفتشون بپردازن؛ همین امر ساده به موفقیت شرکت کمک خواهد کرد.

آگاه بودن ما از زمانی که برای هر کاری صرف میکنیم میتونه زمینه ساز توسعه ی فردی و البته رسیدن به اهدافمون باشه. این مساله هم در زندگی فردی و هم در زندگی کاریمون مصداق داره. بهترین راه برای اینکه بتونیم به شکلی موثر زمانمون رو مدیریت کنیم چیه؟ شاید ده نکته ای که در ادامه بهش اشاره میکنیم برای داشتن یک شروع مناسب بتونه بهمون کمک کنه.

1 . زمان را کنترل کنید

آگاهی از اینکه زمانتون رو چجوری سپری میکنید، امر مهمیه. حواستون رو جمع کنید و ببینید که چه فعالیت هایی دارن از شما زمان زیادی رو میگیرن. ممکنه در طی روز یک ساعت رو به بررسی ایمیل هاتون بپردازید و از انجام یک سری پروژه های مهم غافل شید. دونستن اینکه زمان شما دقیقا کجا سپری میشه میتونه به شما کمک کنه تا تصمیم بگیرید از وظایف خودتون کمتر کنید و به بقیه بسپردیش و یا نرم افزارهایی رو خریداری کنید که میتونه به شما کمک کنه تا کارهای کم اهمیت رو سریعتر تموم کنید.

 

2 . محدودیت زمانی تعیین کنید

تعیین کردن محدودیت زمانی برای انجام یک کار میتونه هیجان انگیز باشه؛ شاید حتی یک جورایی شبیه یک بازی باشه. بعضی شرکت ها کارمندان رو به تعدادی گروه تقسیم میکنند و گروهی که یک پروژه یا وظیفه را سریعتر تموم میکنه پاداش میگیره. شما میتونید این قانون رو برای هر وظیفه ای که دارید لحاظ کنید. یک زمان مشخص نظیر یک یا دو ساعت برای خودتون تعیین کنید و سپس سعی در تموم کردن کارها در این بازه ی تعیین شده داشته باشید؛ همین مساله باعث میشه هیجان انجام دادن کارها در یک بازه ی زمانی مشخص رو تجربه کنید.

 

 

3 . از نرم افزارها برای مدیریت زمان استفاده کنید

تکنولوژی در مدیریت زمان خیلی پیچیده تر است. اپلیکیشن های مختلف میتونن در بررسی زمان کارمندان و ورود و خروج اونا کمک کنند. اینترنت، اپلیکیشن های مختلف رو پیشنهاد میده و بعضی از آنها جهت مدیریت تجاری به ویژه به منظور نظارت و ارزیابی کارهای روزانه مفید هستند.

 

 

4 . تهیه لیست جهت انجام کارها

داشتن یک لیست همیشه به حفظ زمان کمک میکنه. در واقع داشتن یک لیست کارهای روزانه به شما کمک میکنه تا همیشه حواستون باشه فعالیت های بعدیتون چیه و مساله ای نباشه که شگفت زده تون کنه. در عوض یک لیست شما رو متمرکز و مشتاق نگه میداره. هر تیکی که به عنوان “تکمیل شد” در کنار فعالیت های لیستتون میزنید باعث میشه احساس بی نظیری رو تجربه کنید. لیست ها همچنین به شما اجازه میدن تا  پیشرفت خودتون رو ببینید و ارزیابی کنید. حتی برای آدم هایی که اندکی حواس پرتی دارن، این لیست ها هستند که میتونن به این افراد کمک کنن تا در مسیر درست بمونن.

 

 

5 . برای آینده برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی برای آینده بخشی حیاتی از مدیریت زمانه. ایده آل اینه که برای یک هفته آینده خودتون برنامه ریزی کنید و وقتی که شما بدونید دقیقا برای یک هفته یا یک روز پیش رو چه کارهایی باید انجام بشه، فعالیت های شما سازمان یافته تر و البته متمرکزتر از قبل اجرایی خواهد شد. شما میتونید از قبل وظایف رو در بین روزها تقسیم کنید تا متوجه شید برای انجام یک پروژه چقدر زمان احتیاج دارید. حتی چند دقیقه زمان برای برنامه ریزی، میتونه در بهبود کارایی شما تغییر ایجاد کنه.

 

6 . روز خود را با وظایف مهم تر شروع کنید

مهمترین وظایف خودتون رو صبح ها انجام بدید. علت این کار ساده است چرا که همه ی ما صبح ها انرژی بیشتری داریم. درنتیجه میتونید به شکلی موثر و البته درست و حسابی با این وظایف برخورد کنید. همچنین اینکه در نوبت صبح از انجام کارهامون احساس موفقیت کنیم، میتونه در ادامه ی روز بهمون کمک کنه سرحال تر باشیم.

 

7 . برون سپاری کردن بخشی از کارها

شما به تنهایی نمیتونید همه کارها رو انجام بدید. بهترین کار اینه که بخشی از کارها رو به بقیه افراد بسپرید. میدونی در نگاه اول اینکه بخوای به همکارت یا نیرویی که در اختیار داری کاری رو یاد بدی زمان گیر به نظر میرسه اما، واقعیت اینه که اگه اون فرد نسبت به کاری که بهش یاد میدی تسلط پیدا کنه باعث میشه تا بخشی از مسئولیت های تو کمتر شه و برای تمرکز بر روی پروژه های بزرگتر و کارهای مهم ترت وقت بیشتری رو در اختیار داشته باشی. حتی شما میتونید کارها رو به افرادی که به صورت آزادانه کار میکنن بسپارید و بخشی از هزینه های خود در شرکت رو کاهش بدید.

 

8 . سعی کنید بر روی انجام یک کار متمرکز شوید و در لحظه چند کار را به صورت همزمان انجام ندهید

راستش رو بخوای پیشنهاد ما اینه که در هنگام انجام وظایفت تمرکزت رو معطوف به انجام کاری کنی که واقعا باید انجام شه. مثلا اگر داری گزارشی رو مینویسی، وسطش هی ایمیل هات رو چک نکن چرا که این امر باعث میشه تمرکزت از بین بره و همین قضیه بر روی اتلاف وقت شما اثرگذاره. سعی کن روی کارهایی که بهت محول میشه متمرکز شی و زیاد از این شاخه به اون شاخه نپری.

 

9 . در برنامه خود تغییراتی ایجاد کنید

هر آدمی در یک بازه از شبانه روز انرژی بیشتری داره. بعضی ها شبا انرژی بیشتری رو حس میکنن و شب زنده دارن و بعضی هم ممکنه صبحا سرحال تر باشن. باید ببینی شما جزو کدوم دسته هستی! سعی کن برنامه هات رو در بازه ی زمانی از شبانه روز که حال بهتری داری برنامه ریزی کنی تا با توانایی بالاتر خودت در این بازه، از توانمندی های خودت هم حسابی لذت ببری.

 

10 . پرهیز از کمال گرایی

اجازه ندید که کمال گرایی  شما تبدیل به بزرگترین دشمنتون بشه. از تحلیل وسواسی کارهای خودتون دست بکشید. البته این به این معنا نیست که بی دقت باشید. همیشه سعی کنید بهترین ورژن از خودتون رو ارائه بدید اما، حواستون باشه که اسیر دام کمال گرایی نشید. احتمالا اگر یکبار بدون وسواس تونستید کاری رو انجام بدید، مجددا هم میتونید! پس بیخیال وسواس های بیخودی و سخت گیرانه بشید!

 

از هر تکنیکی که خودت دوست داری میتونی استفاده کنی اما، حواست باشه که هر چه قدر هم کار کردن قشنگ و مفید باشه، شما نیاز به استراحت کردن هم داری تا بتونی با جسمی سالم و سرحال، زندگانی سراسر از شادی و اشتیاق رو تجربه کنی.

 

این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ‌پستِ «10 Tips for Managing Time Effectively» است که «شهرزاد عظیمیان» ترجمه‌اش کرده است.