شما یک ددلاین نزدیک دارید ولی با این حال، به جای انجام اون کار، با چیزهای متفرقهای مثل چک کردن ایمیل یا شبکههای اجتماعی، فیلم دیدن، گشتوگذار توی وبلاگها و گروههای مجازی سر خودتون رو گرم میکنید. میدونید که باید کار کنید اما اصلا تمایلی به انجام کارهاتون ندارید.
همه ما با پدیده اهمال کاری آشنا هستیم. وقتی اهمال کاری میکنیم، وقت آزادمون رو هدر میدیم و کارهای مهمی که باید تا دیر نشده انجام بدیم رو به تعویق میاندازیم. و وقتی که واقعا خیلی دیر شده، دچار دلهره و اضطراب میشیم و آرزو میکنیم که ای کاش زودتر شروع میکردیم. اهمال کنندگان مزمنی که من (نویسنده مقاله) میشناسم، سالهایی از عمرشون رو توی این چرخه صرف کردند. به تعویق انداختن کارها، تنبلی و وقت تلف کردن، پنهان شدن از کار، مواجهه با کار فقط در مواقعی که ازش راه فراری نیست، و بعد دوباره تکرار این چرخه. این یک عادت بده که به ما آسیب میزنه و ما رو از دستیابی به نتایج بهتر در زندگی باز میداره.
اجازه ندید اهمال کاری زندگی شما رو تحتالشعاع قرار بده. توی این مقاله من قدمهای شخصی خودم (نویسنده) رو درباره چگونگی متوقف کردن اهمال کاری به اشتراک میذارم.
۱۴ روش عملی برای جلوگیری از اهمال کاری
این ۱۴ روش قطعا برای شما هم کاربرد داره:
۱. کارهای خود را به مراحل کوچک تقسیم کنید
بخشی از دلیل اهمال کاری ما اینه که به طور ناخودآگاه، کار رو طاقت فرسا میبینیم. کارتون رو به قسمتهای کوچک تقسیم کنید و بعد هربار روی یک قسمت متمرکز بشید. اگر پس از خردکردن کار، باز هم اهمال کاری کردید، لازمه که حتی به قسمتهای کوچکتر تقسیمش کنید. به زودی کار شما به قدری ساده خواهد شد که با خودتون فکر میکنید «این اینقدر ساده است که ممکنه همین الان انجامش بدم»
برای مثال، من در حال نوشتن یک کتاب جدید درباره چگونگی دستیابی به هرچیزی در این زندگی هستم. نوشتن کتاب در مقیاس کامل، پروژهای بزرگه و میتونه طاقت فرسا باشه. با این حال وقتی به فازهایی مثل موارد زیر تقسیمش میکنم:
- تحقیق
- تصمیمگیری درباره موضوع
- ایجاد طرح کلی
- پیشنویس محتوا
- نوشتن فصلهای شماره ۱ تا ۱۰
- تجدید نظر
۷. و غیره
یکهو بسیار قابل کنترل به نظر میرسه. کاری که من انجام میدم اینه که روی فاز فوری تمرکز میکنم و بدون فکر کردن به مراحل دیگه، این مرحله رو با بالاترین تواناییم انجام میدم. وقتی این کار تمام شد به سراغ کار بعدی میرم.
- بخش اقدام
یک فهرست از کارهایی که قراره انجام بدید تهیه کنید، همه چیز زمانی قابل کنترلتر میشه که مراحل مشخصی رو دنبال کنید. هنگامی که یک مورد رو از لیستتون خط زدید، میتونید به راحتی کارتون رو مرور کنید و بعد به سراغ کار بعدی برید.
اولین مورد لیست شما باید چیزی باشه که بتونید بعد از یک نگاه اجمالی بهش، بلافاصله انجامش بدید.
اگه نمیتونید جلوی اهمال کاری رو بگیرید، لیست درست کردن فایده زیادی داره. چون به ما کمک میکنه با حداقل دو مورد از سه عاملی که باعث به تعویق انداختن ریسکگریزی و پاداش میشه، مقابله کنیم.
۲. محیط خود را تغییر دهید
محیطهای مختلف تاثیرات متفاوتی بر بهرهوری ما دارند. به میز کار و اتاقتون نگاه کنید. آیا کاری میکنند که شما بخواهید کار کنید یا اونقدر دنج هستند که بخواهید بخوابید؟
نکتهای که باید بهش توجه داشته باشید اینه که محیطهایی که قبلا الهام بخش ما بودن ممکنه بعد از مدتی اثرشون رو از دست بدن. اگر اینطوره پس وقت این رسیده که اوضاع رو تغییر بدید. به عنوان مثال، اگر شما نمیتونید به دلیل سروصدا و حرکات مداوم در محیطهای عمومی کار کنید، یک مکان آرام برای نشستن و تمرکز پیدا کنید.
برای پیشگیری از اهمال کاری و تمرکز بر روی که چیزی که تصمیم گرفتید روی آن متمرکز بشید، سعی کنید هرگونه حواسپرتی، فیزیکی یا دیجیتال، رو از محیط کارتون حذف کنید. به عنوان مثال میتونید آیفونتون رو بردارید، روی «مزاحم نشوید» قرار بدید و بعد توی کشویی بذارید که برای دسترسی بهش باید از جاتون بلند شید. نوتیفیکشنها و آلارمها رو در تمام دستگاههاتون غیرفعال کنید.
- بخش اقدام
با تغییر یا پیداکردن محیط بهتر، بیشتر بر چیزی که در مقابل شماست (یعنی کارهاتون) متمرکز خواهید شد.
سعی کنید تا جایی که میتونید عامل حواسپرتی رو از بین ببرید و این کار رو از بهبود محیط اطرافتون شروع کنید.
۳. یک جدول زمانی دقیق با ددلاینهای مشخص بسازید
ددلاین داشتن برای کارتون انگار دعوتی برای اهمال کاریه. این اتفاق به این دلیله که ما تصور میکنیم زمان داریم و همه چیز رو تا زمانی که دیگه خیلی دیر شده به تعویق میاندازیم.
پروژهتون رو به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید (نکته شماره یک رو ببینید) و بعد یک جدول زمانی کلی با ددلاین مشخص شده برای هر تسک مشخص کنید. با این کار شما میدونید که باید هر تسک رو تا زمان مشخص به پایان برسونید. جدول زمانی شما باید قوی هم باشه. به عنوان مثال اگر تا امروز این کار رو تموم نکنید، همه چیزهای دیگری که برای بعدش برنامهریزی کردید به خطر میفته. اینطوری اضطرار برای اقدام به وجود میاد.
اهداف من به صورت ماهانه، هفتگی و به طور کلی به لیست کارهای روزانه تقسیم میشن و این لیست دعوتی به اقدامه که باید تا تاریخ مشخص شده انجامش بدم. در غیر این صورت اهدافم به تعویق میفتند.
- بخش اقدام
بخشهای زمانی رو برنامهریزی کنید و یک تسک مشخص رو بهشون اختصاص بدید. اگر با یک تیم دورکاری میکنید، اون افراد هم متوجه میشن که شما در این بازه زمانی در دسترس نیستید.
۴. توقفهای کوتاه اهمال کاری خود را متوقف کنید
اگر کمی بیش از حد اهمال کاری میکنید، شاید به خاطر اینه که اهمال کاری رو آسان میکنید.
بوکمارکهای مرورگرتون که زمان زیادی از شما میگیره رو پیدا کنید و در یک پوشه جداگانه که کمتر در دسترسه قرار بدید. گزینه نوتیفیکشن خودکار رو در سرویس ایمیلتون غیرفعال کنید. از عوامل حواسپرتی اطرافتون راحت شید. میدونم که برخی از مسیر خارج میشن و اکانت فیسبوکشون رو غیرفعال میکنن. من فکر میکنم که این کار کمی افراطیه چون پرداختن به اهمال کاری، بیشتر به آگاهی درباره کارهامون مربوط میشه تا مقابله با روشهای خوداجباری. اما اگر احساس میکنید این چیزیه که لازمه، انجامش بدید.
- بخش اقدام
زمانی رو برای بررسی ایمیلها مشخص کنید. رفرش کردن مداوم ایمیلها و پاسخ دادن بهشون مانع بهرهوری شما میشه.
زمان کامل کردن تسکهاتون رو تحت نظر بگیرید تا ببینید که چقدر طول میکشه اون کارها رو انجام بدید. زمانی که به یک نقطه عطف رسیدید یا کاری رو تمام کردید، استراحت کنید.
۵. تعداد تصمیماتی که باید بگیرید را کاهش دهید
هر تصمیمی که ما میگیریم با یک پیامد انرژی همراهه. اگر صبح از خواب بیدار میشید و باید از خودتون بپرسید «امروز باید چهکار کنم؟» خب، قراره امروز اهمال کاری کنید.
اگر هر روز جدید رو بدون فکر به این که میخواهید چه شکلی باشه شروع کنید، بخش بزرگی از انرژیتون رو صرف کردید تا به این فکر کنید که چه کاری رو باید انجام بدید و چه کاری رو نباید انجام بدید.
امروز باید به باشگاه برم یا فردا؟
باید دعوت ناهار با بری بومباتز از بخش حسابداری رو قبول کنم یا باید تنهایی سریع ناهار بخورم تا بتونم برگردم دفتر و این ارائه رو تموم کنم؟
اینو بپوشم یا اونو؟
اینو بخورم یا اونو؟
الان جواب بدم یا بعدا؟
ما در طول روز از خودمون این مدل سوالات رو میپرسیم.
سوالات ما رو وادار میکنن که براشون جواب پیدا کنیم تا مجبور به تصمیمگیری بشیم. این اتفاق شما رو از خودکنترلی خارج میکنه و خستهتون میکنه که منجر به اهمال کاری در مورد هرچیز مهمی در زندگیتون میشه.
تعداد تصمیماتی که باید در طول رو بگیرید رو با از قبل تصمیم گرفتن یا ساخت عادتهایی در زمینههای مشخصی از زندگیتون کاهش بدید تا بهرهوریتون رو افزایش بدید و از تخلیه انرژی با فکر کردن درباره انجام دادن یا انجام ندادن اون کارها، جلوگیری کنید.
- بخش اقدام
به جای تصمیمگیری در لحظه، عادت بسازید. رفتن به باشگاه در روز و ساعت مشخص رو به عادت تبدیل کنید. در نتیجه تصمیم نمیگیرید که چه ساعتی به باشگاه برید.
لباسهاتون رو به جای صبح، از شب قبل انتخاب کنید. شما حتی میتونید این کار رو برای کل هفته انجام بدید. اینها فقط چند مثال سادهاند اما معمولا چیزهای ساده بیشترین اهمیت رو دارند.
چه مثالهایی هستند که میتونید برای کاهش تعداد تصمیماتی که در زندگیتون میگیرید بهشون فکر کنید؟ انجام این کار به شما انرژی لازم رو میده تا به جای کارهای کوچک و بیمعنی، بتونید بر روی کارهای مهم و معنادار متمرکز بشید و برای انجامشون اهمال کاری نکنید.
۶. روز خود را قبل از شروع شدن به پایان برسانید
این نکته ادامه نکته شماره یکه. بهترین تصمیمی که میتونید برای پیشگیری از اهمال کاری بگیرید اینه که روزتون رو از قبل برنامهریزی کنید.
به جای این که با عجله بفهمید که قراره هر روز چه کاری کنید، راه بهتر برای پرداختن به روز اینه که در پایان روز، چند دقیقهای وقت بذارید تا سریعا برای روز بعدی برنامهریزی کنید.
برای مثال، من هر شب قبل از خواب برنامههای روز بعدم رو یادداشت یا مرور میکنم که شامل این موارد هستند:
کار بزرگ من (My One Big Thing یا همون OBT) که باید همان روز انجام بشه. میتونه یک کار بزرگ، یک هدف یا پروژه باشه که باید در اون پیشرفت کنم.
اون دسته از کارهای من که در هر حالتی باید انجام بشن (My No Matter Whats یا همون NMWs)، این کارها عادات روزانه من هستن که در هر حالتی باید انجامشون بدم. ورزش، پیادهروی در طبیعت/مدیتیشن روزانه، مطالعه (حداقل ۳۰ دقیقه)، کار مرتبط با مهارت کسب کردن و صرف زمان با افرادی که دوستشون دارم و هر کار دیگری که باید در روز بعد انجام بشه. با این کار به مهمترین اهداف من و پروژههام زمان کافی اختصاص داده میشه تا به بخشهای کوچکتری تقسیم بشن و درگیر اهمال کاری نشن.
- بخش اقدام
از یک پلنر فیزیکی (مثل دفتر برنامهریزی) یا تلفن همراهتون استفاده کنید و برنامهریزی روزتون رو از شب قبل انجام بدید. مهمترین کاری که فردا باید بهش رسیدگی بشه رو انتخاب کنید و با استفاده از پلنر برنامهریزی زمانتون رو انجام بدید.
۷. اهداف خود را دوباره شفافسازی کنید
اگر برای مدتی طولانی اهمال کاری کردید و کارهاتون رو به تعویق انداختید، ممکنه بین چیزی که میخواهید و چیزی که در حال حاضر دارید انجام میدید ناهمانگی به وجود بیاد. اکثر اوقات ما وقتی بیشتر خودمون رو میشناسیم از اهدافمون بزرگتر میشیم (یا اهداف قبلیمون برامون کوچیک میشن)، ولی با این حال اهدافمون رو با توجه به اون شناخت بیشتری که به دست آوردیم، تغییر نمیدیم.
- بخش اقدام
اهدافتون رو مرور کنید و ببینید آیا همچنان با رویاهای شما در یک راستا هستند یا نه. میتونید این کار رو با فکر کردن به این که چرا کاری رو شروع کردید انجام بدید و از خودتون بپرسید: «آیا کارهایی که انجام میدم بهم کمک میکنند به چیزی که میخوام برسم؟»
۸. از پیچیده کردن بیش از حد چیزها دست بردارید
آیا منتظر زمان مناسبی برای انجام کاری هستید که شاید الان زمان مناسبی برای انجامش نباشه به فلان دلیل و بهمان دلیل؟ این فکر رو کنار بگذارید چون هرگز زمان مناسب وجود نداره. اگه منتظر یه زمان مناسب هستید، هیچوقت به چیزی دست پیدا نخواهید کرد. کمالگرایی یکی از بزرگترین دلایل اهمال کاریه.
- بخش اقدام
قانون ۸۰/۲۰ رو امتحان کنید: این قانون مستلزم اینه که ۸۰ درصد از نتیجه حاصل ۲۰ درصد از ورودی شما باشه. کارهایی که بیشترین تاثیر رو دارند رو در اولویت قرار بدید.
۹. به خودتان پاداش دهید
برخی از افراد میگن پاداش انگیزه خوبی نیست. حرفشون رو باور نکنید چون این افراد احتمالا جنایتکار هستند.
خب، شاید هم نه اما اونها فقط درباره پاداشهای خارجی (یا همون رشوه) حق دارند. همونطور که دیدید ارائه پاداش به کارکنان اغلب باعث افزایش انگیزه نمیشه.
اما پاداش دادن به خودتون… خب عقل سلیم حکم میکنه این کار رو انجام بدید. شما به این جایزه نیاز دارید. به هر حال شما فقط یک میمون بیموی غولپیکر هستید که یک لپ تاپ و یک مقدار پول برای یک قهوه خوب دارید. اگر نمیتونید دست از اهمالکاری بردارید، این ترفند خوبیه.
محققان یک میمون رو داخل قفسی که یک دکمه داشت قرار دارند. با فشردن اون دکمه غذا بهش میرسید و وقتی میمون دکمه رو فشار داد گفت «به به». پس دوباره و دوباره میمون دکمه رو فشار داد. البته میمونها آدمهای کوچک پشمالویی هستند که قهوه و لپتاپ ندارن و در نتیجه خیلی سریع یاد میگیرن. بعد محققان این آزمایش رو پیچیدهتر کردند: هر بار سوم که میمون دکمه رو فشار میداد دچار شوک الکتریکی میشد. میمون گفت «آخ» و بعد غذاش رو خورد. بار بعدی که دکمه رو فشار داد به جای «به به» گفت «آخ آخ» و بعد شروع به غذاخوردن کرد.
نکته اخلاقی این داستان اینه که ما مادامی که ما جایزهمون رو بگیریم، وضعیت مزخرف رو تحمل میکنیم. پس چالش شما اینه که یک خوراکی پیدا کنید که به اندازهای خوب باشه که اون دکمه رو براش فشار بدید. حتی اگه قراره درد زیادی به شما وارد بشه.
فراموش نکنید که به خودتون جایزه بدید و me time کافی داشته باشید. (یک تکنیک خودمراقبتی به معنای زمانی که فقط به شما اختصاص داره و شما به فعالیتهای مورد علاقتون یا فعالیتهایی که براتون اهمیت داره میپردازید.) البته نباید زیادهروی کنید و میتونه به یک خوراکی شیرین یا یک فیلم ختم بشه.
۱۰. به خودتان استراحت دهید
اگر شکست دادن اهمال کاری براتون کار سختیه خیلی به خودتون سخت نگیرید. یادتون باشه که شما انسان هستید و ما انسانها دوست داریم گاهی وسط کارهای ناتماممون یک جا بشینیم و از اضطراب به خودمون بپیچیم.
در واقع، استراحت به بهرهوری شما کمک میکنه. به این دلیل: اهمیت زمانبندی استراحت
وقتی خستهاید یا انگیزه کمی دارید استراحت کنید. اگر درباره زمانبندی یک کار اینقدر به خودتون سخت نگیرید، در آینده اینقدر سخت تلاش نخواهید کرد که با اهمال کاری از اون کار فرار کنید. فقط دوباره برنامهریزی کنید و بعدا یا فردا دوباره به مسیرتون برگردید. و از اونجایی که ما به دنیای دیجیتال وصل هستیم، دائما موسیقی یا صدایی رو داریم میشنویم که میتونه طاقتفرسا و استرسزا باشه و باعث بشه از مسیر کار و زندگی خارج بشیم.
یک استراحت کوتاه به اندازه ۵ دقیقه برای فعال نگهداشتن ذهن و رفع خستگی کفایت میکنه. من بهتون پیشنهاد میکنم که از Pomodoro Time Tracker استفاده کنید. یک ابزار عالی که به شما کمک میکنه در فواصل زمانی تعیین شده استراحت کنید. فقط کافیه تایمر ۲۵ دقیقهای رو روشن کنید و به انجام کارهاتون بپردازید.
- بخش اقدام
از تکنیک پومودورو استفاده کنید: این ابزار میتونه به شما کمک کنه در فواصل زمانی تعیین شده استراحت کنید. به سادگی یک تایمر ۲۵ دقیقهای برای انجام کارتون تنظیم کنید و بعد از تایمر برای اندازهگیری زمان استراحتتون استفاده کنید.
۱۱. با افرادی معاشرت کنید که به شما انگیزه برای اقدام کردن میدهند
من کاملا مطمئنم که اگر فقط ۱۰ دقیقه با استیوجابز یا بیل گیتس صحبت کنید بیشتر از اونها برای اقدام کردن الهام میگیرید تا این که اون زمان رو صرف انجام هیچ کاری کنید. افرادی که باهاشون وقت میگذرونیم تاثیر زیادی بر روی رفتارهای ما دارند. البته که هر روز زمان گذروندن با بیل گیتس و استیو جایز یک روش عملی نیست اما این اصل همچنان صادقه.
قدرت پنهان تکتک افرادی که اطراف شما هستند
افراد، دوستان یا همکارانی هستند که شما رو باانگیزه میکنند رو شناسایی کنید (بیشتر افرادی که سختکوش هستند و تلاش میکنند به اهدافشون برسند.) و با اونها بیشتر معاشرت کنید. به زودی انگیزه و روحیه اونها رو در خودتون خواهید دید.
من (نویسنده مقاله) به عنوان یک وبلاگ نویس توسعه فردی، با متخصصان توسعه فردی الهام دهنده وقت میگذرونم. به این طریق که وبلاگ اونها رو میخونم و باهاشون به طور منظم از طریق ایمیل و شبکههای اجتماعی در ارتباط هستم. این ارتباط از طریق رسانههای جدید شکل میگیره و به اندازه همون ارتباط سنتی تاثیرگذاره.
- اقدام به عمل
لیستی از دوستان و همکارانی که بهتون انگیزه میدن درست کنید و سعی کنید زمان بیشتری رو با این افراد بگذرونید. گروههای زیادی هست که بتونید با افرادشون تعامل داشته باشید. مثل گروههای سرگرمی، مراکز مذهبی و گروه ورزش و علاقمندان به باشگاه.
۱۲. یک دوست انگیزه پیدا کنید
داشتن یک همراه، کل فرآیند رو سرگرمکنندهتر میکنه. در حالت ایدهآل دوست شما باید فردی باشه که مجموعه اهداف خاص خودش رو داره. هر دوی شما در قبال اهداف و برنامههای همدیگر خودتون رو مسئول میدونید. اگرچه لازم نیست هر دوی شما اهداف یکسانی داشته باشید ولی اگر اینطور باشه هم بهتره و میتونید از همدیگر یادبگیرید.
من یک دوست خوب دارم که به طور مرتب باهاش صحبت میکنم و درباره اهداف و پیشرفتهامون در رسیدن به اون اهداف از هم سوال میکنیم. نیازی به گفتن نیست که این کار ما رو تشویق میکنه که عملکرد بهتری داشته باشیم.
- اقدام به عمل
اهداف، خواستهها و نیازهای خودتون رو با دوست انگیزهتون به اشتراک بذارید. خوبه که همیشه باهاشون شفاف باشید تا بدونن که چطور به بهترین شکل از شما حمایت کنند. ممکنه این کار با یک پیام صبحگاهی باشه یا چک کردن هفتگی روند پیشرفتتون.
۱۳. اهداف خود را به دیگران بگویید
این همون عملکرد شماره ۶ رو در مقیاس بزرگتر انجام میده. به همه دوستان، همکاران، آشنایان و خانوادهتون از پروژههاتون بگید. اینطوری هر زمانی که اونها رو ببینید مجبورن از شما درباره وضعیتتون توی اون پروژهها سوال کنند.
برای مثال گاهی اوقات من پروژههام رو در وبلاگ The Personal Excellence، توییتر و فیسبوک اعلام میکنم و خوانندگان من به طور مداوم درباره اون پروژهها از من سوال میکنند. این یک راه عالی برای مسئول نگه داشتن من درباره برنامههام به شمار میره.
- اقدام به عمل
به اشتراک گذاشتن اهدافتون فقط برای انگیزه دادن به شما نیست بلکه میتونه شما رو تحت کنترل نگه داره. حتی میتونید اهدافتون رو در شبکههای اجتماعی یا با خانواده به اشتراک بذارید.
۱۴. به دنبال کسی باشید که قبلا به نتیجه رسیده
به چه هدفی میخواهید دست پیدا کنید و افرادی که قبلا به اون هدف رسیدند چه کسانی هستند؟ به دنبال اون افراد برید و با اونها ارتباط برقرار کنید. یکی از بهترین محرکها برای فعال بودن، دیدن مدرک زنده اینه که هدفهای شما به خوبی قابل دستیابیه، به شرطی که شروع به اقدام کنید.
- بخش اقدام
احاطه کردن خودتون با افراد مناسب، منافع زیادی رو برای شما به همراه داره. پس یکی رو پیدا کنید که قبلا به هدفش رسیده و ببینید که آیا میتونید ازش سوال کنید؟ و اگر اجازه میده، ازش بپرسید که آیا میتونه منتور و راهنمای شما باشه یا نه؟
به خودتون بیاید و فقط انجامش بدید!
در نهایت، کار به انجام عمل خلاصه میشه. شما میتونین همه استراتژیها، برنامهریزیها و فرضیهسازیها رو انجام بدید اما اگر اقدامی نکنید هیچ اتفاقی نمیفته. گاهی اوقات خوانندگان و مشتریانی به سراغ من میان که مدام از موقعیتشون شکایت میکنند اما هنوز در نهایت از اقدام کردن خودداری میکنند.
این نوشته ترجمهای از بلاگپستِ «How to Stop Procrastinating: 14 Practical Ways for Procrastinators» است که «آژانس محتوای نیمفاصله» ترجمهاش کرده است.
یک پاسخ
سلام و خسته نباشید به تیم فعال هلی تاک . این مقاله برای من خیلی خیلی خوب و کاربردی بود و حتما از همین امروز به توصیه هاش عمل میکنم و اون رو به روتین زندگی ام وارد میکنم. ممنونم که این مقاله ی خلاصه و کاربردی رو تهیه کردید.