توانایی مدیریت زمان به طور موثر می‌تونه به بهبود بهره‌وری کمک کنه. خوب بودن در مهارت مدیریت زمان به شما کمک می‌کنه حجم کار روزانه خودتون رو برنامه‌ریزی کنید و برای جلسات آماده بشید. علاوه بر این، به شما این امکان رو می‌ده که به موقع کارهاتون رو تحویل بدید. ما توی این مقاله، مهارت مدیریت زمان رو با ارائه مثال تعریف می‌کنیم و به دلایل اهمیت داشتن و نحوه بهبود این مهارت می‌پردازیم.
مهارت مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان در واقع مهارتیه که به شما کمک می‌کنه زمانتون رو به طور موثر سازمان‌دهی کنید تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید. یادگرفتن مدیریت زمان به طور موثر، برای شغل شما فواید زیادی رو به همراه خواهد داشت چون مدیریت زمان، مهارت قابل انتقال (یعنی مهارتی که می‌تونیم اون رو در مشاغل دیگه هم به کار بگیریم.) و مفیدی به شمار می‌ره که برای هر شغلی کاربرد داره. مهارت مدیریت زمان موارد زیر رو شامل می‌شه:
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی یک بخش اساسی از مهارت مدیریت زمان به شمار می‌ره چون به شما کمک می‌کنه تسک‌ها و وظایف روزانه خودتون رو بشناسید و براشون برنامه‌ریزی کنید، برای جلسات آماده شید و به برنامه خودتون پایبند باشید. علاوه بر این، برنامه‌ریزی شامل ایجاد برنامه‌های کاری برای رسیدن به ددلاین‌هاست. مثلا اگر باید پیش‌نویس یک مقاله تحقیقاتی رو انجام بدید، باید مراحل مورد نیاز برای تکمیل مقاله رو برنامه‌ریزی کنید. این مراحل ممکنه شامل چنین مواردی باشه: تعیین موضوع تحقیق، تصمیم‌گیری درباره روش‌های جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات، تهیه پیش‌نویس مطلب و ارسال مطلب به همکاران برای پردازش، قبل از این که برای بررسی و امضای مدیر فرستاده بشه.
اولویت‌بندی
اولویت‌بندی بخشی از روند برنامه‌ریزی به شمار می‌ره و شامل ارزیابی وظایف شما برای تعیین اهمیت اون‌هاست. وقتی که هرکدام از تسک‌هاتون رو شناسایی کردید، باید برای این برنامه‌ریزی کنید که چطور ساعت‌های کاری خودتون رو به پیشرفت در این تسک اختصاص بدید. در صورتی که زمان کافی برای قرار دادن کارهای بیشتر در برنامه خودتون رو ندارید، اولویت‌بندی می‌تونه شامل نه گفتن به درخواست کار اضافه هم بشه.
حفظ مرزها
زمان شما باارزش‌ترین منبع شماست. یادگیری مهارت نه گفتن می‌تونه چالش‌برانگیز باشه چون ما همیشه در تلاشیم تا رابطه مثبتمون رو با همکارانمون حفظ کنیم. نه گفتن یک مهارت حیاتی در مدیریت زمانه که هدفش محافظت از زمان شماست. اگر تمرین کنید، نه گفتن راحت‌تر می‌شه. بهتره قبل از این که درگیر درخواست‌های کاری بزرگ‌تری بشید که به طور قابل توجهی وقتتون رو می‌گیره، درخواست‌های کوچک رو رد کنید تا اعتماد به نفستون رو افزایش بدید.
ساماندهی
مهارت‌های سازمانی خوب، زمینه‌ساز برنامه‌ریزی خوب هستند. مهارت‌های سازمان‌دهی، برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات، به روز رسانی مکرر تقویم، ثبت موثر اطلاعات و یادداشت‌برداری دقیق در طول جلسات رو شامل می‌شه. سازمان‌دهی باعث می‌شه در مواقع نیاز،راحت‌تر اطلاعات لازم رو پیدا کنید.
ارتباط
مهارت‌های ارتباطی قوی به ارتباط کلامی و نوشتاری اشاره داره. مهارت برقراری ارتباط به طور موثر می‌تونه به شما کمک کنه جدول زمانی و دیگر انتظارات خودتون رو برای همکاران توضیح بدید. این به همکارانتون اجازه می‌ده تا وظایف و کارهای خودشون رو با جدول زمانی و انتظارات شما هماهنگ کنند.
واگذاری به دیگران
این که بتونید کارهایی که کمتر حیاتی هستند رو به دیگران واگذار کنید بهتون کمک می‌کنه روی کارهایی متمرکز بشید که باید سریع تکمیل و تحویل داده بشن. یادگیری واگذاری کارها به دیگران زمان‌بره و شناختن فرد مناسب برای واگذاری وظایف خیلی مهمه. اگر این مهارت رو به خوبی یاد بگیرید می‌تونید کارهاتون رو به افراد متخصصی واگذار کنید که یک کار خاص رو بهتر و سریع‌تر از شما انجام می‌دن.
نظم فردی
مدیریت خوب زمان نیاز به نظم شخصی داره. انضباط فردی به شما کمک می‌کنه با اهمال‌کاری و حواس‌پرتی مقابله کنید. وقتی یک برنامه کاری با اولویت‌بندی کارها درست کردید، باید خودتون رو مقید بدونید که تا زمان کامل شدن این اولویت‌ها، روی اون‌ها متمرکز بشید.
چرا مهارت مدیریت زمان اهمیت دارد؟
مهارت داشتن در مدیریت زمان به شما کمک می‌کنه کارهای بیشتری رو در زمان کمتر و با انرژی کمتر انجام بدید. صرف زمان کمتر برای یک فعالیت خاص به شما این امکان رو می‌ده که استرستون رو کاهش بدید، مهارت‌های جدید یاد بگیرید و تمرکزتون رو حفظ کنید. این پیامد از مدیریت خوب زمان می‌تونه شما رو تشویق کنه به اهداف شغلی و موفقیت بیشتری در زندگی برسید. مهارت مدیرت زمان می‌تونه کار شما رو رضایت‌بخش‌تر کنه و بهتون کمک کنه در کار، باانگیزه و پرانرژی بمونید.
سازمان‌ها به دنبال کارمندهایی هستند که می‌تونن زمانشون رو به طور موثری مدیریت کنند و قبل از رسیدن به مهلت مقرر، مسئولیت‌های کاری خودشون رو مطابق با استاندارد مورد نظر انجام بدن. مدیریت زمان و انجام تعهدهای کاری می‌تونه به شما کمک کنه مورد توجه تیم مدیریت سازمان یا شرکت خودتون قرار بگیرید و فرصت‌های پیشرفت رو برای خودتون بهبود ببخشید.
چگونه مهارت مدیریت زمان را در خود تقویت کنیم؟
تقویت مهارت مدیریت زمان، عملکرد کاری شما رو بهبود می‌بخشه و می‌تونه در جستجوی فرصت‌های جدید شغلی، به نفع شما باشه. از این مراحل برای بهبود مهارت مدیریت زمان خودتون استفاده کنید:
1. اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت تعیین کنید
برنامه‌ریزی، هدف‌گذاری رو هم شامل می‌شه. تعیین اهداف به شما کمک می‌کنه تا بفهمید باید چه چیزی رو برای رسیدن به یک نتیجه خاص کامل کنید. سعی کنید هنگام تعیین اهداف بلندمدت، نقاط عطف کوتاه‌مدت و میان‌مدتی که با اهداف بلندمدت شما هماهنگ هستند رو شناسایی کنید. به عنوان مثال، فرض کنید که هدفتون ارتقاء به موقعیت شغلی مدیریت ارشده. در این صورت باید موارد موردنیازی رو شناسایی کنید که ارتقاء گرفتن بهشون نیاز دارید. مثل داشتن صلاحیت رهبری یا بهبود یک مهارت خاص. در زمان تعیین هدف مطمئن شید که این اهداف، خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان هستند. (اهداف رو با تکنیک SMART تعیین کنید.)
2. اولویت‌های هفته را برای خود مشخص کنید
برای اولویت‌بندی کارها باید تاریخ تکمیل کارها و تاثیرش رو بر بقیه قسمت‌های سازمان در نظر بگیرید. اولویت‌بندی با تمرین راحت‌تر می‌شه. وقتی وظایف مهم رو شناسایی کردید، می‌تونید یک لیست کار هفتگی بسازید که مطمئن بشید تا کامل شدن موارد پراولویت، روی اون‌ها تمرکز می‌کنید.
3. یک برنامه زمانی ایجاد کنید
یک برنامه برای کارها، مسئولیت‌ها و فعالیت‌های دیگری که نیاز به تمرکز شما داره بسازید. برنامه داشتن یک چیز ضروریه اما اطمینان از این که به برنامه پایبند هستید هم ضروری به شمار می‌ره. شما می‌تونین با استفاده از تقویم، یک برنامه زمانی بسازید و برای کارها، جلسات و دیگر مسئولیت‌های خودتون زمان کافی در نظر بگیرید. در آخر هر روز لازمه دوباره روزتون رو مرور کنید تا بفهمید که هنوز در مسیر برنامه‌تون هستید یا نه. اگر از برنامه‌تون منحرف شدید بهتره در نظر داشته باشید که اهداف و وظایف کاری شما ممکنه تحت تاثیر قرار بگیره و بنابراین باید برنامه خودتون رو دوباره ارزیابی کنید.
4. کارهایی که اهمیت کمتری دارند را به دیگران محول کنید
شما می‌تونید کارهای غیرفوری رو به اعضای تیم خودتون محول کنید. واگذاری کار به دیگران تضمین می‌کنه که شما از مهارت‌ها و توانایی‌های اون‌ها استفاده می‌کنید. این باعث می‌شه اون افراد احساس کنند که بخشی از تیم هستند. اگر کارها رو به دیگران محول کنید، حجم کاری خودتون رو کاهش می‌دید و می‌تونید روی مواردی متمرکز بشید که اولویت بیشتری دارند. علاوه بر این، بعد از واگذاری باید پیگیری کنید تا مطمئن شید که کار با توجه به استاندارد لازم تکمیل می‌شه.
5. تکنیک‌های مدیریت استرس را تمرین کنید
برای مدیریت میزان استرس و به حداکثر رسیدن بهره‌وری، باید در طول ساعات کاری استراحت‌های مکرر داشته باشید. داشتن زمان استراحت، سلامت کلی و عملکرد رو بهبود می‌بخشه. مطمئن شید زمان کافی رو به ورزش، خواب و استراحت اختصاص می‌دید تا بتونید عملکرد مطلوبی در کار داشته باشید.
6. هر بار روی یک کار تمرکز کنید
تمرکز روی چند کار ممکنه به از دست دادن زمان در هنگام جابه‌جایی بین کارها منجر بشه. بهتره که هربار روی یک کار متمرکز بشید. کار متمرکز منجر به به افزایش بهره‌وری و بهبود حواس‌جمعی می‌شه و بهتون کمک می‌کنه وظایفتون رو سریع‌تر انجام بدید.
7. حواس‌پرتی‌ها و وقفه‌ها را به حداقل برسانید
برای افزایش تمرکز روی یک کار، استراتژی‌هایی رو در نظر بگیرید که از حواس‌پرتی و وقفه در کار جلوگیری می‌کنند تا بتونید توجه کامل رو به اون کار معطوف کنید. هرچیزی که می‌تونه حواس‌پرتی به وجود بیاره رو خاموش کنید. این شامل نوتیفیکیشن‌های موبایل (پیام‌های اعلان)، ایمیل و شبکه‌های اجتماعی هم می‌شه. به عنوان مثال اگر می‌خواهید برای نوشتن مطلبی ۴۰ دقیقه زمان بگذارید، در این مدت تلفنتون رو جواب ندید و هیچ ایمیلی نخونید.
8. خودتان را تشویق کنید
به مشوق‌هایی فکر کنید که می‌تونید ازشون در جهت پاداش دادن به خودتون برای تکمیل وظایف چالش‌برانگیز استفاده کنید. مثلا بعد از این که یک ساعت رو به پیش‌نویس یک مطلب اختصاص دادید، در زمان استراحت به خودتون اجازه بدید در شبکه‌های اجتماعی کمی وقت بگذرونید.
9. از جلسات به نحو احسن استفاده کنید
جلسه‌ها معمولا وقت زیادی رو از ما می‌گیرند. برای بهبود مهارت مدیریت زمان می‌تونید با همکاری با همکارانتون در در تهیه دستور جلسه قبل از شروع جلسه و تعیین یک فرد برای یادداشت‌برداری و مدیریت زمان، مطمئن بشید که جلسه‌ها پربارتر هستند.
10. خودآگاه شوید
یک راه ساده برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان، خودآگاهی بیشتره. این که بدونید چه زمانی بیشترین بازدهی رو دارید می‌تونه بهتون کمک کنه در زمان مناسبی از روز روی کارهاتون متمرکز بشید. برای مثال اگر صبح‌ها خلاقیت و تمرکز بهتری دارید، ممکنه صبح‌ها روی تسک‌های نوشتنی متمرکز بشید. اگر می‌دونید سطح انرژی شما در بعدازظهر کمتره، کارهایی مثل خواندن مطالب رو در نظر بگیرید که به انرژی کمتری نیاز دارند.
این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ پست «Time-management skills: definition, examples and tips for improvement» است که «آژانس محتوای نیم‌فاصله» آن را ترجمه کرده است.
