نحوه رسیدن به بهره‌وری بیشترین سوالیه که من (نویسنده متن) در جلسات با مراجعانم باهاش مواجه می‌شم. ایمیل‌ها و لیست کارهای روزانه‌ای که از کنترل خارج می‌شن، استرس و ناتوانی به وجود میارن، بهره‌وری رو کاهش می‌دن و کارها دوباره شروع به انباشته‌شدن می‌کنند. آشنا به نظر می‌رسه نه؟
درسته که هرفرد نیازمند یک روش متفاوته اما این پنج قانون برای لیست کارهای روزانه، تکنیک‌هایی از بهره‌وری هستند که برای من (نویسنده متن) جواب دادن:
قانون «لیست کارهای ۵ دقیقه‌ای»
هرچیزی که قرار نیست در پنج دقیقه آینده انجام بشه، باید در لیست کارهای شما قرار بگیره وگرنه تا ابد فراموش خواهد شد. حتی اگر یک تماس تلفنی کوتاه باشه.
قانون «تعریف لیست»
مطمئن شید که لیست کارهای روزانه‌تون دقیق و واضحه. به عنوان مثال «بازاریابی آنلاین» اینقدر کلمه مبهمیه که شما هیچوقت سمت انجام دادنش هم نخواهید رفت. در حالی که «صرف ۴۵ دقیقه مطالعه درباره گزارش مشاوره الکترونیکی سئو» یک دستورالعمل واضح برای انجام یک کار مشخصه. این یکی از کارهای من (نویسنده متن) برای لیست این هفته است.
قانون «اولویت‌بندی صحیح»
قرار دادن همه‌چیز توی لیست کارهای روزانه‌تون می‌تونه باعث بشه تسک‌ها خیلی بزرگ به نظر برسن. این کار می‌تونه منجر به احساس ناامیدی بشه و فکر کنید که هرگز قرار نیست دستاوردی داشته باشید. پس لازمه اولویت‌بندی کنید.
من (نویسنده مطلب) از ماتریس Stephen Covey (نویسنده آمریکایی) برای انتخاب موارد داخل لیستم استفاده می‌کنم. ماتریس Stephen Covey چیزی شبیه به اینه:
تصمیم بگیرید کارهای شما توی کدام یک‌چهارم قرار می‌گیرند. کارهای فوری مثل تماس با مشتری و آماده کردن ارائه برای جلسه بعدازظهر هم می‌تونن کارهای مهمی باشند که باید انجام بدید.
در حالی که خرید رفتن برای یک جفت کفش جدید ممکنه فوری حساب بشه چون هفته آینده باید در یک رویداد شرکت کنید، اما بعیده که مهم باشه.
برای من (نویسنده متن) چیزهایی مهم هستند که در درازمدت برای من یا مشتریانم پول‌ساز باشند.
هدف اینه که اول کارهای ضروری و مهم رو انجام بدید و بعد روی چیزهای غیرفوری اما ضروری تمرکز کنید. اگر چیزی حیاتی و مهم نیست، از توی لیست کارهام حذفش می‌کنم و انجامش نمی‌دم. این کار احتمالا یک‌سوم لیست رو به طور آنی حذف می‌کنه. فقط این کارها رو انجام ندید.
قانون «جلوجلو برنامه‌ریزی کردن»
هر روز صبح قبل از انجام هر کار دیگه (حتی سر زدن به ایمیل‌هاتون)، کارهایی که قراره در اون روز بهشون بپردازید رو انتخاب کنید و توی لیست کارهای روزانه‌تون قرار بدید. با این روش، زمانتون به حواس‌پرتی بین کارها و هدر دادن وقت در شبکه‌های اجتماعی نمی‌گذره.
قانون «انعطاف‌پذیری»
به جای این که کل روز رو با تسک پر کنید، زمانی رو برای جواب دادن به تماس‌های تلفنی، حواس‌پرتی، ناهار خوردن و… در نظر بگیرید. فقط کارهایی رو توی لیست کارهای روزانه‌تون قرار بدید که تا حد معقولی می‌تونید بهشون رسیدگی کنید. همیشه می‌تونید کارهای اون روز تمام کنید، لبخند بزنید و از کارهای فردا جلو بیفتید.
این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ پست «Five rules for your to-do list to increase productivity» است که «آژانس محتوای نیم‌فاصله» آن را ترجمه کرده است.
