11 راهکار اثربخش برای مدیریت زمان

حس می­‌کنی که باید سازمان یافته‌تر کار کنی و بهره‌وری خودت را افزایش بدی؟ آیا روزت رو دیوانه‌وار به انجام کاری اختصاص می‌­دی و بعد از اینکه چرا به اندازه کافی درش پیش نرفتی، تعجب می­‌کنی؟ اگر جوابت به این سوال‌ها مثبته، راهکارهای مدیریت زمانی که در ادامه بهشون اشاره می‌­کنیم، می‌تونه بهت کمک کنه تا در کنار بهره وری بالا، خونسرد و حواس جمع باشی.

1. حواست باشه که مدیریت زمان، مثل یک افسانه است
   اولین چیزی که در مورد مدیریت زمان باید بدونیم، اینه که هرچقدر هم که سازمان یافته عمل کنیم، فقط 24 ساعت در روز رو وقت داریم. زمان تغییر نمی‌کنه. در حقیقت تنها کاری که می­تونیم انجام بدیم اینه که متناسب با زمانی که داریم، خودمون رو مدیریت کنیم. قدر این راهکار رو بدون و سعی کن باور به اون رو در خودت نهادینه کنی. حالا وقت اینه که بری سراغ راهکار بعدی.
2. حواست به جاهایی که زمانت رو هدر می­دی باشه
   بیشتر مردم در جستجوی زمان هستند-در حالیکه می­تونن از زمانشون بهره بیشتری ببرن و اونو تلف نکنن. زمان تو صرف چی می­شه؟ زمان زیادی رو صرف گشت و گذار در اینترنت، خوندن ایمیل، شبکه‌های اجتماعی، ارسال پیامک و یا استفاده از تلفن شخصیت می­کنی؟ نتیجه نظرسنجی سایت salary.com نشون می­ده که 89 درصد افراد در طی روز کاری وقتشونو به شکل های زیر تلف می­کنن:
   • 31 درصد تقریبا 30 دقیقه در روز
   • 31 درصد تقریبا یک ساعت در روز
   • 16 درصد حدودا روزی دو ساعت
   • 6 درصد تقریبا روزی سه ساعت
   • 6 درصد حدودا روزی 4 ساعت
   • 2 درصد هم روزی پنج ساعت یا بیشتر
     تو هم وقتت رو تلف می­‌کنی؟ روش‌هایی وجود داره که می­تونه کمکت کنه تا به دید بهتری از زمانی که صرف انجام کارهای مختلف می­‌کنی برسی. این کار اولین قدمت در مدیریت موثر زمانه.
3. مدیریت زمان رو هدف گذاری کن
   حواست باشه که مدیریت زمان باعث تغییر رفتارت می­‌شه و قرار نیست زمان رو تغییر بده. بهترین راه برای شروع، حذف فعالیت‌هایی است که وقتت رو تلف می­‌کنن. مثلا به مدت یک هفته تصمیم بگیر که در زمان کار، از تلفن همراهت استفاده شخصی نکنی و پیام‌های غیرکاری خودت رو جواب ندی.
   ‌
4. برنامه ای که برای مدیریت زمانت ریختی رو اجرا کن
   در ادامه ی گام قبلی باید حواست باشه که هدفت از مدیریت زمان تغییر رفتارهایی است که داری و در راستای رسیدن به اونا قراره یک سری تفاوت ها مثه کم شدن استرس و یا افزایش بهره وری خودت رو احساس کنی. بنابراین نه تنها باید اهداف مخصوص به خودت رو داشته باشی، بلکه باید در طی زمان، مسیری که رفتی رو هم بررسی کنی تا ببینی چه قدر در دستیابی به اونا موفق عمل کردی.
5. از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کن
   مهم نیست که از نرم افزارهای کامپیوتری کمک می­گیری یا یک اپلیکیشن موبایل؛ اولین قدم اینه که زمانت رو به صورت فیزیکی مدیریت کنی تا متوجه بشی دقیقا زمانت داره صرف چه کارهایی میشه و قراره چه کارهایی رو انجام بدی. یکی از ویژگی های نرم ‍افزاری مانند Outlook اینه که به سادگی امکان برنامه­‍ریزی قرارها و رویدادهای مختلف رو برات فراهم میکنه و با ارسال یادآوری قبل از رسیدن هر کدوم از این موارد، کمکت میکنه تا زمانت رو آسون تر مدیریت کنی.
6. کارهایی که می­خوای در طی روز انجام بدی رو اولویت بندی کن
   هر روزت رو با اولویت بندی کارهای اون روز و شاخص های عملکردی که برای هر کدوم تعیین می­کنی استارت بزن. اگه 20 کار در برنامه ت هست که باید انجامشون بدی، واقع بینانه چند تاشون نسبت به اون یکی ها انجامش برات مهم تره؟
7. یاد بگیر که از بقیه هم می­تونی برای انجام کارها استفاده کنی و یا حتی می­تونی بخشی از کارهات رو برون سپاری کنی
   برای بسیاری از آدمایی که به کسب و کاری مشغولن، همیشه سخته که بخوان بخشی از کار رو به فرد یا افراد دیگه بسپرن. اندازه ی کسب و کارت مهم نیست و همیشه باید حواست باشه که لزومی به اینکه بخوای همه­ ی کارهات رو خودت انجام بدی، نیست. تو می­تونی با سپردن بخشی از کارها به سایرین، سنگینی کارها رو تقسیم کنی و برای خودت زمان بخری تا بتونی روی کارهای دیگه ای که داری تمرکز کنی.
8. سعی کن برای کارهایی که انجام می­دی روال ایجاد کنی و تا جایی که ممکنه به این روال ها پایبند بمون
   معمولا زمان‌هایی که به مشکلی بر می­‌خوری، پیروی از روال‌هایی که از قبل تجربه ی استفاده از اونا رو داشتی می­تونه کمکت کنه تا به بهره وری بیشتری برسی. برای بیشتر مردم، پیروی از روال ها باعث این شده که تمرکز اصلیشون رو معطوف به کارهایی کنن که برای اون روز باید انجام بدن و دیگه دغدغه ی این رو ندارن که بخوان به کارهای قبلی که باید تموم می­شده فکر کنن و زمانشون رو از دست بدن.
9. عادت کن که به هر کار زمان محدودی رو اختصاص بدی
   ممکنه کل روزت رو به خوندن و جواب دادن ایمیل هات اختصاص داده باشی در حالی که، محدود کردن زمان انجام این کار به یک ساعت و پایبندی به این محدودیت، میتونه زمان بیشتری رو برات ذخیره کنه. برای این کار هم به سادگی می­تونی به جای جواب در لحظه به ایمیل هایی که می­گیری، روزانه یک زمان مشخصی رو تعیین کنی و در اون زمان، ایمیل هات رو جواب بدی.
10. مطئن شو که سیستم‌های مورد استفادت سازمان دهی شده است
    آیا جستجوی فایل‌ها روی کامپیوترت زمان زیادی رو ازت می‌­گیره؟ برای سازمان‌دهی و مدیریت فایل‌هات وقت بذار. زمانی در این زمینه موفق عمل کردی که بدون اتلاف وقت بتونی روی سیستم خودت هر چیزی که می‌خواهی رو پیدا کنی.
11. در حینی که جایی هستی و داری انتظار می‌کشی، سعی کن وقتت رو بیهوده تلف نکنی                                                    بالاخره همه‌ی ما ممکنه با فردی قراری رو داشته باشیم. قرارهایی که می‌تونه هم کاری باشه و هم شخصی؛ مثلا، قراری که با دندانپزشک خودت می­ذاری. طبیعتا در هر یک از این قرارها، مجبوری دقایقی رو منتظر باشی و خب چه بهتر که فقط یک گوشه نشینی و از وقت خودت بهترین استفاده رو بکنی. فن آوری این روزها کار رو در همه جا ساده و البته ممکن کرده است.  برای این کار هم کافیه از تبلت یا گوشی هوشمندی که داری استفاده کنی. می­تونی یک گزارش بخونی، صفحه گسترده‌هایی که داری رو کنترل کنی و یا برای کمپین بازاریابی بعدی که داری، برنامه ریزی کنی.

یک راهکار هدیه: زمان تو، فقط و فقط به خودت تعلق داره

و این مهمترین راهکاری است که برای مدیریت زمان باید بهش توجه کنی. کافیه که افسانه مدیریت زمان رو باور کنی و کنترل زمان خودت رو به دست بگیری، اون وقته که به هر چیزی که بخوای می­‌رسی.

این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ‌پستِ «11 Time Management Tips That Work» است که «سحر شیوایی» ترجمه‌اش کرده است.