ده راه ساده برای افزایش بهره‌وری در کار

رسیدگی به ددلاین‌ها، آمادگی برای اجرای پرزنتیشن و ارائه آپدیت‌های منظم به دیگران درباره تسک‌های در حال انجام، همگی نشانه‌های یک کارمند پربازده به شمار می‌ره. افزایش بهره‌وری در محل کار معمولا نیازمند اصلاحات ساده در رویکرد شماست.

توی این مقاله ما ۱۰ نکته ساده ارائه می‌دیم که بهتون کمک می‌کنه بهره‌وری رو با تغییراتی که به راحتی قابل اجرا هستند، افزایش بدید.

چگونه بهره‌وری خود را افزایش دهید؟

مدیریت زمان و مهارت‌های سازمانی معمولا کلید بهره‌وری کلی در کار هستند. با در نظر گرفتن این موضوع، این ۱۰ استراتژی بهتون کمک می‌کنه کارایی خودتون رو بهبود ببخشید.

1. روی یک تسک در لحظه متمرکز بشید

حتی اگر در مدیریت چندین پروژه یا تسک ماهر هستید، متمرکز شدن روی یک چیز در لحظه می‌تونه بهره‌وری شما رو بهبود ببخشه. وقتی چندین فعالیت رو به طور همزمان انجام می‌دید، اغلب زمان بیشتری رو صرف از این تسک به اون تسک پریدن می‌کنید که ممکنه منجر به ناقص انجام شدن کار یا ناکارآمدی اون بشه. اگر نمی‌تونید مولتی‌تسک کردن رو کنار بگذارید، سعی کنید توانایی‌های خودتون رو برای اولویت‌بندی موثر کارها بهبود ببخشید.

2. استراحت‌های منظم داشته باشید

ممکنه صرف‌نظر از زمان استراحت وسوسه‌انگیز به نظر برسه اما این که زمانی رو برای شارژ‌ مجدد در نظر نگیرید، می‌تونه به خستگی و فرسودگی شغلی منجر شه و در نهایت، بهره‌وری شما رو کاهش بده. زمان‌هایی رو در برنامه‌ریزی روزانه خودتون به استراحت‌های کوتاه اختصاص بدید تا ذهنتون رو شفاف کنید و برای این که با تجدید تمرکز به انجام کارهای بعدیتون بپردازید، آماده بشید.

3. اول بزرگ‌ترین تسک‌های خودتون رو اولویت‌بندی کنید

متمرکزشدن روی بزرگ‌ترین و وقت‌گیرترین کارها قبل از انجام هر کار دیگری می‌تونه بهتون کمک کنه تمرکز بیشتری نسبت به انجام کارهای کوچک‌تر و کمتر داشته باشید. برنامه‌ریزی خودتون رو طوری در نظر بگیرید که ابتدای روز کاری، یعنی وقتی که هوشیارتر و پرانرژی‌تر هستید، روی این اولویت‌ها تمرکز کنید.

4. اهداف کوچک تعیین کنید

تقسیم اهداف بزرگ به اهداف کوچک‌تر رو در نظر بگیرید تا بتونید در طول روز به اون‌ها رسیدگی کنید. مواردی مثل پرکردن فرم‌های مورد نیاز، جواب دادن به ایمیل مشتری یا جمع‌آوری منابعی که تیم شما در آینده برای تکمیل یک پروژه بهش نیاز داره، نمونه‌هایی از این کار هستند. این اهداف کوچک می‌تونن به عنوان نقاط عطفی برای اندازه‌گیری پیشرفت شما به سمت اهداف بزرگ‌تر استفاده بشن.

5. از قانون دو دقیقه استفاده کنید

قانون دو دقیقه می‌گه کارهایی که انجام دادنشون دو دقیقه یا کمتر طول می‌کشه رو کامل کنید و از دو دقیقه برای کارهای کوچکی استفاده کنید که با اهمال‌کاری، به تعویق افتادند. برای مثال، ممکنه فقط دو دقیقه طول بکشه تا کارهای انجام‌شده رو ثبت کنید، به یک ایمیل پاسخ سریع بدید یا هدف بعدی خودتون رو یادداشت کنید. با به کار گرفتن قانون دو دقیقه می‌تونید این تسک‌های کوچک رو به طور موثر انجام بدید و در عین حال زمان خودتون رو پروژه‌های پیچیده‌تر و بزرگ‌تر مدیریت کنید.

6. زمان برنامه‌ریزی خود را به بازه‌های کوچک‌تر تقسیم کنید

با این استراتژی، شما یک زمان مشخص محدودی مثل ۶۰ یا ۹۰ دقیقه رو برای هر تسک تعیین می‌کنید. تقسیم زمان به شما کمک می‌کنه تا برنامه‌ای بصری برای پیگیری تسک‌های خودتون به وجود بیارید و شما رو تشویق می‌کنه تا روی تسک‌های مشخصی در هر بازه زمانی متمرکز بشید و احتمال تکمیل اون تسک رو در زمان تعیین‌شده افزایش می‌ده. علاوه بر این، برنامه‌ریزی استراحت بین تسک‌ها برای شارژ مجدد قبل از شروع تسک بعدی هم مفیده.

7. تسک‌ها را به دیگران محول کنید

اگر تسک‌های مختلفی در لیست کارهای خودتون دارید، به این فکر کنید که اون‌ها رو به دیگران محول کنید، البته در صورتی که بتونن حین تمرکز روی پروژه‌های دیگه، به تسک‌های شما هم رسیدگی کنند. برای مثال، اگر لازمه به ایمیل‌ها جواب بدید ولی یکی از همکارانتون می‌تونه همون اطلاعات رو ارائه بده، از اون بخواهید که ایمیل‌ها رو همزمان با ایجاد دستور جلسه مدیریت کنه.

8. از استراتژی پومودورو استفاده کنید

روش پومودورو یا Pomodoro یک استراتژیه که شما باید تایمر تنظیم کنید و بعد به مدت ۲۰ دقیقه (یا ۳۰ دقیقه) از وقتتون رو به تسک موردنظر اختصاص بدید و تا زمانی که تایمر خاموش بشه، کار کنید. قبل از ادامه کار به خودتون اجازه بدید به مدت ۵ دقیقه استراحت کنید تا مجدد شارژ بشید. این استراتژی می‌تونه کارآمد واقع بشه چون زمان بیشتری رو برای کار بدون وقفه و متمرکز به وجود میاره و بعد راهی رو فراهم می‌کنه تا پیش از ادامه‌دادن کار، برای چند دقیقه از کارکردن عقب‌نشینی کنید.

9. حواس‌پرتی‌ها رو محدود کنید

حتی وقفه‌های خوب مثل گپ‌زدن با همکاران اگر به درستی مدیریت نشن می‌تونن بر بهره‌وری تاثیر بذارند. سعی کنی درِ دفتر خودتون رو برای مدتی از روز ببندید یا اگر در محیط باز کار می‌کنید، از هدفون‌هایی که صدا رو حذف می‌کنند استفاده کنید تا حواس‌پرتی رو به حداقل برسونید. به همکارانتون اطلاع بدید که شما به زمان مشخصی برای تمرکز بدون حواس‌پرتی نیاز دارید، اما یادتون باشه برای شارژ دوباره و برقراری ارتباط مجدد با اون‌ها، برای زمان‌های استراحت برنامه‌ریزی داشته باشید.

این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ پست «Ten Simple Ways To Become More Productive at Work» است که «آژانس محتوای نیم‌فاصله» آن را ترجمه کرده است.