تحقیقات نشون میدن که مردم معمولاً دوست دارن تا در برنامه ریزی کارهاشون، برای انجام اونا، فرجه های کوتاهی رو در نظر بگیرن؛ حتی اگه اون کارها خیلی مهم یا ارزشمند نباشن. برای همین، نویسنده چند راهکار رو پیشنهاد میده که بهتون کمک می‌کنه دقت بیش‌تری روی کارهایی که براشون وقت میذارید داشته باشید. اول باید برای کارهای مهم برنامه‌ریزی کنید و خیلی بیش‌تر از فرجه ای که الان برای انجام هر کاری در نظر میگیرید براش زمان بذارید. در گام بعدی باید مهم‌ترین اجزای کارهای مهم رو جدا کنید و متناسب با این اجزا، مسیر پیشرفت خودتون رو ترسیم کنید. مرحله سوم اینه که احساس اضطرابی رو که مانع انجام کارهای مهم میشه، پیش‌بینی و مدیریت کنید. بعد از اون باید زمان کمتری رو به کارهای غیر ضروری اختصاص بدید و سعی کنید به مرور برنامه تون کمتر شامل کارهایی بشه که ضرورت خاصی برای انجامش وجود نداره. در آخر هم دقت خودتون رو بیشتر معطوف به مسائلی کنید که کمک می‌کنن تصویری بهتراز هدفتون داشته باشید، مواردی نظیر سفر کردن، گذروندن وقت با دوستانتون و تکنیک های مدیریت زمان. تلاش برای اولویت‌بندی مهم‌ترین کارهاتون مساله ای رایجه ولی این نکات ساده بهتون کمک می‌کنن تا خودتون رو برای موفقیت بیشتر مهیا کنید.

شما هم بعد از یک روز کاری احساس میکنید که علی رغم اتمام فرجه ی انجام برخی کارهاتون، هنوز کار مهمی انجام نداده اید؟ اینو بدونید که تنها نیستید! مطالعاتی که اخیراً انجام شده نشون میدن که مردم معمولاً تلاش می‌کنند تا کارهایی رو کامل انجام بدن که فرجه های کمی براشون در نظر گرفته شده؛ حتی در موقعیت‌هایی که کارهای ساده‌تر، فرجه ای بیشتر و پاداش بزرگ‌تری داشته باشند.

طبیعیه که انگیزه داشته باشید در دفتر برنامه ریزی خودتون و در کنار کارهایی که فرجه های مشخصی براشون در نظر گرفته شده، تیک “تکمیل شد” بزنید؛ اینطوری هم حس خوبی میگیرید که از زمانتون به صورتی مفید استفاده کردید و هم دیگه به یک موضوع تکراری فکر نکرده اید. تناقضی که خیلی‌ها باهاش رو به رو میشن اینه که در برنامه ریزی، برای کارهایی که معنا و مفهوم بیشتری برامون دارن معمولا فرجه ی خاصی تعیین نمیشه  ولی کارهایی که نسبتا مهم هم نیستن، براشون فرجه در نظر گرفته شده. اولویت‌های مهم شما ممکنه به این موارد اختصاص پیدا کنه:

• مشخص کردن ارزشهاتون (مثلاً داوطلب شدنتون در انجام یک پروژه یا گذروندن زمان بیش‌تری با فرزندانتون)
• رسیدن به شهرت و استقبال عمومی (دعوت شدن به جلسات صنعتی و کاری یا نوشتن کتاب)
• بهبود مهارت‌های ضروری (افزایش دانش‌ تخصصی یا فرا گرفتن یک زبان جدید)
• پیش‌گیری از فاجعه (چکاپ های سالیانه درمانی به منظور جلوگیری از مریض شدن)

اگر مثل بیشتر مردم باشید، این اولویت‌ها وقتی به ذهنتون می‌رسن که روی کارهای کم‌اهمیت و زمانبندی شده وقت میذارید، مثل رزرو اتاق هتلی برای یک کنفرانس، پاک کردن صندوق ایمیلتون یا نوشتن یک ماهنامه.

پس چی کار میشه کرد؟ فهرستی از راهکار‌ها و نکات عملی رو درادامه آوردم ولی باید بدونید هیچ کدوم از این پیشنهاد‌ها باعث نمیشن انتخابی بدون نقص داشته باشید. کمالگرایی، همون مشکلیه که اکثر مردم باهاش درگیرن. به جای این کار از راهکارهایی استفاده کنید که رفته‌رفته شما رو به مسیر درستی هدایت می‌کنن و نیاز به زحمت زیادی هم ندارن.

کارهای مهم رو برنامه‌ریزی کنید و خیلی بیشتر از چیزی که لازم‌ دارید به خودتون فرجه بدید تا اونارو به اتمام برسونید

تحقیقات نشون میدن برنامه‌ریزی درباره این‌که کی و کجا قراره کاری رو انجام بدیم احتمال انجام اون کار رو خیلی بالا میبره.

بیایم مشخص کنیم که قراره هر روز چه کاری رو انجام بدیم. کارهای غیر عادی ولی مهم معمولاً یک منحنی یادگیری دارن که نشون میده چه قدر زمان لازم برای تکمیل اونا غیر قابل پیش بینیه. با انجام این کارها معمولاً بیشتر احساس بی‌برنامگی خواهید کرد تا بهره‌وری که این هم یک دلیل مهم دیگه است برای انجام ندادن چنین کارهایی.

پس خود مراقبتی رو پشت گوش نندازید و سعی کنید تا حداقل یک بار در هفته، زمانی رو صرف وقت‌ گذاشتن برای خودتون کنید؛ این کار ضروریه و می‌تونه تضمینی باشه که شما به فکر سلامتی خودتون هستید. بیشتر هفته‌ها این بازه زمانی بلا‌استفاده می‌مونه؛ پس اگر یک هفته شد که نرسیدی حواستو به خودت و سلامتیت معطوف کنی، یادت باشه این کار رو در هفته های بعدی حتما انجام بدی.

 

 

بخش‌‌های اساسی تر کارهای مهم رو از بقیه قسمت های اون جدا کنید

کارهای بزرگ معمولاً نیاز به پیشرفت تدریجی دارن.اگر طبق عادت، اهدافی تعیین می‌کنید که آخرش اونا رو میذارید کنار، این کار رو تمرین کنید: وقتی هدفی رو در نظر می‌گیرید، حالت نیمه انجام شده ی اون رو هم فرض کنید. این دو نسخه کامل و نصفه و نیمه رو در ذهنتون کنار هم قرار بدید و از خودتون بپرسید کدوم هدف بهتری (و واقع گرایانه‌تری) میتونه باشه. اگه کار شما هنوز هم به نظر ترسناک می‌رسه، اون رو کوچیک و کوچیک تر کنید تا برسید به کاری که میتونید انجامش بدید. ممکنه به هدفی برسید که یک چهارم یا یک دهم اندازه چیزی رو داره که اولش در نظر گرفته بودید، ولی قابل رسیدنه و وقتی کاری شروع میشه، ادامه دادنش چندان سخت نخواهد بود.

 

احساس اضطراب رو پیش‌بینی و مدیریت کنید

خیلی از کارهای مهم شامل فکر کردن به چیزهایی میشه که می‌تونه اشتباه بوده و ما رو مضطرب کنه؛ مثلاً وصیت کردن، بررسی یک غده در بدن، برنامه‌ریزی برای موفقیت در کار خودتون و یا برنامه‌ریزی به منظور مدیریت بحران.

اگر بحث رو باز کنیم میشه گفت انجام‌ کارهای مهم معمولاً نیاز به مهارت‌های خوبی برای تحمل احساسات ناخوشایند دارن. یک مثال شخصی از خودم بگم؛ خوندن کارهای نویسنده‌هایی که بهتر از خودم هستند برای بهبود مهارت نویسندگیم مفیده ولی مقایسه اجتماعی و حسادت رو هم به همراه داره. تأیید و برچسب زدن به احساساتی که باعث چالش‌ احساسی در یک تجربه میشن، قدمی اساسی ولی مؤثر برای کاهش این احساساته.

اگر مهارت‌های خیلی عالی برای مدیریت افکار و احساساتتون دارید، بهتره بتونید اهدافی رو دنبال کنید که خارج از منطقه امن روانیتون هستند.

 

 

در برنامه ریزی خود برای کارهای که جهت انجامشون وقت کمتری در اختیار دارید، زمانی کوتاه تر را در نظر بگیرید

کارهای کم اهمیت ذاتاً ناخوشایند هستن و زمان بیش‌ از حدی رو از ما میگیرن. مثلاً ممکنه نشسته باشید و بخواید گزارش کارمندتون رو تصحیح کنید ولی قبل از این که متوجه بشید، یک ساعت از عمرتون صرف همین مساله شده. از این به بعد می‌تونید تصمیم بگیرید تا خودتون رو محدودتر کرده و زمان خودتون رو صرفا به مطرح ساختن سه نکته از گزارش مورد بررسی خودتون اختصاص بدید. البته، راهکار دیگه اینه که برای بررسی خود یک بازه ی زمانی محدود را مشخص کنید و خارج از این بازه دیگه به این کار ادامه ندهید. استفاده از استراتژی هایی که سرعت تصمیم گیری رو بیشتر میکنند هم میتونه مفید واقع بشه.

 

 

کارهایی رو در اولویت قرار بدید که فعالیت های غیر فوری و کم اهمیت شما رو کاهش میدن

این روزها میشه خیلی راحت از یک سوراخ چندین بار گزیده شد.. برای اینکه این اتفاق برامون نیفته باید بخشی از کارها رو برون سپاری کنیم و حالت انجامشون رو به خودکار و ماشینی تغییر بدیم. حتی میشه بعضی کارها رو حذف کنیم و یا جریان کاری رو ساده‌تر و بهتر کنیم. راهکار دیگه طراحی قالب هایی از پیش آماده برای انجام کارهای تکراری است. دنبال موقعیت‌هایی باشید که با یکبار برنامه ریزی صحیح بتونید سیستمی رو طراحی کنید که کارهای تکراری رو خودش به صورت خودکار انجام بده.

 

 

 

این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ‌پستِ «How to Focus on What’s Important, Not Just What’s Urgent» است که «حامد گلی» ترجمه‌اش کرده است.