چگونه برنامه ریزی بهتری داشته باشیم؟

آیا تا به حال فرصت هایی داشتی که در طی روز برات پیش بیاد و اونارو از دست داده باشی؟ آیا تا حالا شده به انتهای روز برسی و دقیق ندونی که روزت به چه شکلی گذشته و به چه کاری مشغول بوده ای؟ آیا بعضی وقتا احساس می‌کنی ذهنت به دلیل مشکلی درگیر شده و توانایی تمرکز روی اولویت‌هات رو نداری؟

اگر پاسخی که به این سؤال‌ها  میدی مثبته،  بهت پیشنهاد میدم تا ادامه ی این مقاله رو بخونی.  در این مقاله 7 راهکار رو برای برنامه‌ریزی روزانه بهتر به شما ارائه میکنیم. ‌. از این نکات میتونی برای اولویت‌بندی کارهای خودت استفاده کنی و به این وسیله با داشتن برنامه‌‌ریزی مناسب میتونی از لحظه های زندگیت بهتر از گذشته لذت ببری.

1. برنامه های خود را به صورت روزانه یادداشت کنید

مهم‌ترین پیشنهاد من جهت برنامه‌ریزی روزانه‌ ی بهتر اینه که برنامه‌ خودتون رو یادداشت کنید. نوشتن برنامه روزانه، یک تمرین بسیار خوب و البته با اهمیت جهت مدیریت زمان است.

راه‌حل این کار اینه که برای کارهایی که امروز مایل به انجام دادن اونها هستی وقت بگذاری و به این موارد توجه کنی؛  اولویت‌ هایی که داری چیه؟ آیا بازه زمانی محدودی داری؟

لیستی از کارهای مهمی که مایل به انجام اونها هستی رو تهیه کن. نوشتن برنامه، ذهن شما رو خالی می‌کنه؛ چرا که بعد از انجام اینکار ذهن شما سردرگم نیست و زمانی که معمولا به خاطر اینکه چه کاری رو انجام بدی و یا از انجام چه کاری سر باز بزنی اتلاف میشده رو حذف میکنه.   برای یادداشت برنامه های روزانه ی خودت زیاد سخت نگیر؛ مهم نیست که شما این کار رو به صورت دیجیتالی و با استفاده از برنامه ای مانند نرم افزار مدیریت پروژه آسانا (Asana) انجامش میدی یا به سادگی برنامه ت رو روی کاغذ مینویسی؛  همیشه بهترین کار، استفاده از ابزاریه که راحتی بیشتر تو رو به همراه داره.

خود من طراحی ایده های خودم رو به وسیله آی‌پد انجام میدم و بعد که همه ی مسائل نهایی شد، اونا رو روی کاغذ می‌نویسم. نوشتن لیست کارهای روزانه من رو نسبت به برنامه هایی که دارم متعهدتر از قبل میکنه. شاید اگر صرفا همه چیز رو داخل سیستم بنویسم، به واسطه ی اینکه برنامه مداوم جلوی چشمم نیست، بعضی از آیتم هاش رو فراموش کنم؛ به همین دلیل هم، خود من از هر دو روش استفاده میکنم.

 

2. ساعت مشخصی را به برنامه ریزی اختصاص دهید

اختصاص ساعت مشخصی در روز به برنامه ریزی، در شما یک عادت رو ایجاد میکنه؛ و همین عادت های پسندیده هستند که میتونن شما را در مسیرتون ثابت قدم نگه دارن. شما می‌تونید برنامه روزانه‌تون رو یک شب زودتر و یا در ابتدای صبح همان روز بنویسید. ترجیح خود من اینه که اینکارو صبحا بعد از نوشیدن یک فنجان قهوه یعنی زمانی‌که مغزم تاحدودی فعاله، انجام بدم. دلیل دیگه ای که برای برنامه ریزی در صبح همان روز دارم اینه که با انتخاب این روش به خودم اجازه میدم تا شب قبل به کارهایی که میخوام انجام بدم فکر کنم و هوشمنداته تر از قبل برنامه ریزیم رو انجام بدم. به این روش میتونم بفهمم چه چیزهایی رو باید از برنامه م حذف کنم و یا چه مواردی ممکنه از قلم افتاده باشه و باید به لیست برنامه هام اضافه شون کنم.

3. تمامی کارهایی که به ذهن شما می آید، اعم از مهم و غیر ضروری، بهتر است در لیست انجام کارها آورده شود

بهتر است در لیست شما، به همه ی مواردی که قصد انجام دادن اونارو را دارید توجه شود؛ آیا بازه ی زمانی مشخصی برای انجام اونا دارید؟ آیا باید به کسی تلفن بزنید یا ایمیل بفرستید؟ آیا از برنامه دیروز، کاری باقی مونده که ناتمام باشه؟ اگه برنامه هفتگی داری (که امیدوارم داشته باشی)، سعی کن اون رو مرور کنی.

معمولا در این قسمت الزامی به اینکه همه ی موارد رو بنویسی وجود نداره اما، این کار احتمال اینکه مساله ای باعث غافلگیریت بشه رو تا حد زیادی کاهش میده. سعی کن برنامه ی روز جاری و روزهای آتی خودت رو کنترل کنی تا مطمئن شی وقت ملاقاتی نبوده که از یادت رفته باشه. خود من شخصا وقتی قراری رو از یاد میبرم، نسبت به برنامه ریزی که انجام دادم حس بدی پیدا میکنم چون یادم می افته که احتمالا چند ساعتی رو باید برای آماده شدن جهت این قرار از کارهای دیگه ای که بدون در نظر گرفتن این قرار برنامه ریزی کرده بودم، بزنم.

4. بین برنامه های کاری و فعالیت های روزانه زندگی خود، تمایز قائل شوید

گاهی اوقات زندگی کاری، میتونه برنامه های عادی و روزانه ی شما رو مختل کنه. اخیرا برنامه ریزی روزانه‌ خودم رو با این اسم نامگذاری کردم؛ «برنامه ای متناسب با وضعیت کاری و برنامه ای با توجه به مسائل زندگی روزمره». این کار رو  به دو دلیل انجام دادم:

1. بتونم به‌راحتی بفهمم که در هر زمینه میخوام چه‌کاری رو انجام بدم. این موضوع به من کمک می‌کنه تا درصورت لزوم، موارد یکسان را دسته بندی های مجزا قرار داده و چنانچه لازم باشه، انجام اونها رو به بازه‌های زمانی موجود اختصاص بدم. به عنوان مثال، زمانی‌که در شرکتی کار می‌کردم، برای انجام عمده ی امور روزانه زندگی خودم، بازه ی زمانی بعد از ظهر رو انتخاب کرده بودم.
2. تعادل در کارهای خودم رو حفظ کنم. یعنی کارهای روزانه ی خودم رو با همون اهمیتی دنبال کنم که وظایف شغلی خودم رو جلو میبرم.

 

      5.  دو کار اصلی که در طی روز جاری میبایست انجام پذیرد را مشخص کنید

یک مورد از لیست کاری و یک مورد از لیست زندگی روزمره خودت رو انتخاب کن که انجامشون برات مهمه. این موارد حتما نباید سخت‌ترین کار باشه و یا پیرامون مسائلی باشه که برای انجامش نیاز به زمان طولانی داشته باشی. این دو مورد، مهمترین نقش رو در دستیابی شما به اهداف بلند مدتتون سبب میشن و بیشترین تاثیر رو بر این قضیه خواهند گذاشت.

همیشه سعی کن تا انجام این کارها رو در اولویت قرار بدی. به‌این‌ترتیب، حتی اگه برنامه‌های روزانه ی شما بهم بریزه، مطمئن خواهی بود که حداقل از عهده ی کارهایی که برات اهمیت زیادی داشته بر اومدی. به‌عنوان مثال، مهم‌ترین وظیفه کاری امروز برای من،  نوشتن این بلاگ پست است؛  بنابراین، انجام این کار پس از اتمام برنامه ریزی روزانه، برای من در اولویت قرار دارد.

6. سعی کنید برنامه ی شما شامل مسائلی باشد که خیلی بزرگ نیست و قابلیت انجام بالایی دارد

نباید برنامه روزانه شما مملو از اهداف بزرگ و وقتگیر باشه. اگر کاری فقط10 یا 15 دقیقه از شما زمان میگیره، لزوما به مفهوم بی ارزش بودن اون کار نیست. برای خود من که روزانه 10 کار رو برنامه ریزی میکنم، صرف تمرکز بر روی کارهای سخت و زمان بر، قابلیت اجرای برنامه رو کاهش میده.

قبلاً اشاره کردم که عاشق علامت زدن چک‌باکس‌ها هستم.اینکه انتهای روز به برنامه ت نگاه کنی و ببینی همه ی باکس ها رو علامت زدی، بسیار رضایت بخشه. انجام کارهای سریع و کوچک باعث میشن تا از عهده ی انجام هرکاری که در لیستت وجود داره بر بیای. من که فکر نمیکنم لزوما زمانی که انجام هر کار میگیره، بیانگر اهمیتش باشه.

انجام دادن کارهای نه چندان بزرگی که سریع به نتیجه میرسن میتونه برای زمانهایی که انرژی کافی رو نداریم، عالی باشه.

از دیگر مزایای اضافه کردن چند کار نه چندان بزرگ و البته با قابلیت اجرای سریع به لیست کارهای روزانه میشه به این نکته اشاره کرد که چنانچه کاری رو به خواسته ی خودمون به تعویق انداخته باشیم، با انجام این کارها میتونیم برای خودمون زمان خریده و در ادامه ی راه مجددا مطابق برنامه های خودمون جلو بریم.

 

7. بارها به لیست خود رجوع کنید

یکی‌دیگر از روش‌های کارآمد جهت تمرین مهارت مدیریت زمان اینه‌که بارها به لیست برنامه های خودت رجوع کنی. این امر سازماندهی بیشتر رو به همراه خواهد داشت. لیستتون رو در جایی نگه دارید که بتونید به ‌آسانی در طول روز بارها و بارها بهش نگاه بندازید. برای انجام این کار ممکنه شما برنامه های خودتون رو با استفاده از اپلیکیشن های مربوطه بر روی تلفن های هوشمندتان کنترل کنید و یا از دفتری استفاده کنید که همواره روی میز شما  جای دارد.

من از یک دفتر برنامه‌ریزی استفاده می‌کنم که در گوشه میزم قرار دارد و روی صفحه ی برنامه‌ی روزانه من ثابت است. وقتی کاری رو  تموم  میکنم، اون رو علامت می‌زنم و به راحتی می تونم موارد دیگری که برای روزم برنامه‌ریزی کردم رو ببینم. پس، انتخاب کار بعدی که باید انجام بدم امر چندان پیچیده ای نیست و میتونم به راحتی اونارو به یاد بیارم.

نکات مورد علاقه من برای برنامه‌ریزی روزانه

مواردی که گفتم، روش هایی است که به من در برنامه ریزی روزانه کمک کرده است. استفاده از این روش ها به من کمک میکنه تا همیشه مطابق با برنامه، کارهای خودم رو جلو ببرم.

 

اگر داشتن یک برنامه‌ریزی روزانه همواره برای شما چالش برانگیز بوده است، مطمئنم استفاده از یک یا دو مورد از روش هایی که گفتم، میتونه کنترل لحظات روزانه رو به شما برگردونه.

 

 

این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ‌پستِ <<چگونه برنامه ریزی بهتری داشته باشیم؟ >> می­باشد که «حنانه حسینی» ترجمه‌اش کرده است.