همه آدمها دلشون میخواد بهره وریشون رو بالا ببرن چون این به این معنیه که در کارشون بیشتر از قبل موفق میشن، زمان کمتری رو به کار اختصاص میدن و هوشمندانه تر کارها رو جلو میبرن و البته از همه مهمتر تعادل بیشتری بین کار و زندگیشون برقرار میکنن.
ولی خب، اکثر مردم از اهمیت برنامه ریزی و اولویت بندی کردن کارهاشون آگاه نیستند و نمیدونن همین دو کار چه نقش بزرگی رو در افزایش میزان بهره وریشون بازی میکنه.
درباره ی میزان بهره وری، باید به دو اصل دقت کنیم: میزان انرژی و اولویت بندی
بالا بردن سطح انرژی میتونه کمک بزرگی رو به شما در راستی رسیدن به بالاترین سطح بهره وری تون ارائه کنه چرا که بالا بودن سطح انرژی به شما کمک میکنه تا مدت زمان بیشتری رو قوی بوده و روی انجام کارهاتون متمرکز باشید.
در رابطه با اولویت بندی اوضاع به چه ترتیبه؟
همه چیزی که باید درباره ی اولویت بندی بدونید رو میشه به بازی های توپی تشبیه کرد. اگر بلد نباشید چطوری به طور موثر اولویت بندی کنید، همه ی انرژی، زمان طلایی و توجهتون رو صرف کارهایی خواهید کرد که ممکنه شما رو خیلی خسته کرده و به این باور برسونن که خیلی هم انجامشون واجب نبوده، به همین دلیل هم هیچ وقت نمیتونید اونجوری که دلتون میخواد بهره وری داشته باشید.
حالا که نقش مهم اولویت بندی رو در برنامه ریزی درک کردید، بهتون ۴ روش پیشنهاد میکنم که حسابی میتونه در راستای اولویت بندی هر چه بهتر بهتون کمک کنه.
۱) وزن یک کار در مقابل اهمیت اون کار
بعضی کارها هستن که باید همین امروز انجام بشن چون اگه دیرتر انجام شن فایده ای ندارن! یعنی باید انجام شن چون میزان موفقیت کاری شما و پروزه ای که روش کار میکنید، مستقیما به این کارها مربوط میشه. سوال اصلی که اینجا مطرح میشه اینه که اهمیت یک کار مهم تره و یا اضطراری بودن اون؟
اگر بخوایم واقع بین باشیم، هر دوی اینها تقریبا باهم در یک سطح قرار میگیرن. بهترین کاری که میشه در این رابطه انجام داد اینه که فهرستی از کارهایی که باید انجام بدین رو درست کنید و بهشون از 0 تا ۱۰ امتیاز بدید. بعدش از بیشترین امتیاز به کمترین کارها رو مرتب کنید و اونارو بر همون اساس انجام بدید.
۲) وظایف رو بر اساس تلاشی که باید براشون بشه، مرتب کنید
اگر چندتا وظیفه و کار رو به شما سپردن که همه شون به یه اندازه مهم بود و اولویت داشت، اونها رو بر اساس میزان تلاشی که باید برای انجام هر کدوم داشته باشید، دسته بندی کنید. در این روش که بهش خوردن قورباغه می گن، مهمترین و سخت ترین کار، اولین گزینه ای خواهد بود که برای انجام دادن انتخاب میکنیم. وقتی شما سخت ترین کار رو اول انجام می دین باقی کارها راحت تر پیش می رن! مثلا اگر متوجه شدین آدمی نیستین که صبح زود کارهای سخت رو انجام بدین، دقیقا برعکس عمل کنید؛ یعنی، کارهای مهم و فوری که نیاز به تلاش کمتری داره رو صبح انجام بدید و انجام کارهای مشکل تر رو بذارید برای ادامه ی روز.
۳) واقع بین باشید
اینکه از خودتون انتظار اینو داشته باشید که عالی و بی نقص عمل کنید، عملا غیر منطقیه و به شما حس یاس و ناامیدی میده. باید با خودتون صادق باشید و منظقی ببینید که در طی یک روز چقدر می تونید کار کنید. در غیر این صورت، شما محکوم به شکست هستید و مرتبا این تجربه براتون تکرار می شه چون قادر نخواهید بود تا همه ی آنچه در لیست برنامه ریزی نوشتید رو اجرا کنید. بخشی از برنامه ی اولویت بندی شما باید به کارهایی اختصاص داشته باشه که شاید در طی یک روز کاری فرضی قادر به انجام اونها نمی باشید.
۴) فریب کارهایی که باعث میشن زمان رو از دست بدید و فرصت انجام کارهای زیاد دیگه ای رو ازتون میگیرن نخورید
براساس یک تحقیق روانشناسی، خیلی وقتا ممکنه بیخیال انجام دادن کارها نشیم و صرفا علتش هم به این خاطره که حس میکنیم برای اون کار هزینه کردیم؛ این هزینه میتونه مالی، زمانی و یا هر مدل دیگه ای قلمداد شه. اینجوری نگاه کردن به قضیه می تونه به عنوان مانع بزرگی بر سر راه اولویت بندی و برنامه ریزی شما مطرح شه. شما هیچ وقت نمیتونید زمان هایی که برای کارهای بی ربط صرف کردید رو برگردونید؛ پس، بهترین کار اینه که هرجا متوجه شدید مسیری که در حال طی کردنش هستید غلطه، مسیرتون رو بازنگری کنید و توجه تون رو معطوف به کارهایی کنید که شما رو در رسیدن به اهدافتون کمک میکنه.
اینم یادتون نره؛ اگر بهره وری شمشیری باشه که قادره شما رو در هر نبردی پیروز کنه، اولویت بندی حکم تیغه ی این شمشیر رو داره! بدون اولویت بندی محاله بتونید با لشگری متشکل از بی انگیزگی، سردرگمی و در نهایت ناامیدی و شکست مبارزه کنید.
این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ‌پستِ «Why Prioritization is Essential for Productivity and 4 Ways You can Prioritize Better» است که «نیکو مهرآسا» ترجمه‌اش کرده است.
4 پاسخ
سلام هلی جان
ممنون ار مطالب خوبت
و ممنون که وقت میزاری و پادکست های عالی درست میکنی
و مرسی که هستی
خیلی مفید بود ممنون هلی عزیز?? دقیقا مورد ۴ یکی از خطاهای فکریه که خیلیا تو دامش میفتن تو کتاب هنر شفاف اندیشیدن هم بهش اشاره شده
عاااالی بود.
با سلام.
سپاس از شما و تیم عالیتون. این ویژه نامه خیلی عالی و به موقع بود. من دفتربرنامه ریزی را تهیه کرده بودم و کمی گیج بودم که اصلا چه کارهایی باید بکنم و چطوری میتونم یک برنامه ریزی خوب داشته باشم. با خوندن مطالب این ویژه نامه خیلی حس بهتری پیدا کردم.
ممنونم ازتون