«اگر ۹ خرگوش بر روی زمین وجود داشته باشه و بخواهید یکی از خرگوش‌ها را بگیرید، باید فقط روی یکی از آن‌ها تمرکز کنید.»
جک ما (Jack Ma)
این جمله احتمالا یکی از مختصرترین اظهارات درباره بهره‌وریه. جک ما، بنیانگذار Alibaba و AliExpress، یکی از ثروتمندترین افراد جهانه، به همین دلیل این جمله نمی‌تونه اتفاقی بیان شده باشه. فکر می‌کنید این شخص با تنبلی به جایگاه امروز خودش رسیده؟
با توجه به این موضوع، می‌تونیم فرض کنیم که بودن شما اینجا، نشان‌دهنده کمبود توانایی‌هایتون در بهبود کاراییه.
احتمالا هر روز رو با قصد انجام کارهای بزرگ شروع می‌کنید اما به زودی متوجه می‌شید که دارید از مسیر دور می‌شید، وقتتون رو برای انجام کارهای بی‌اهمیت تلف می‌کنید یا به راحتی اهمال‌کاری می‌کنید. زمان ناهار، از این جلسه به اون جلسه رفتن، دنبال کردن فهرست کارهایی که تمام نمی‌شن و یک روز کاری دیگه که خیلی کوتاه به نظر می‌رسه.
ولی ما اینجا نیستیم که قضاوت کنیم! همه توی همچین شرایطی قرار داشتیم. نکته کلیدی اینه که از این شرایط گله نکنید و راهی برای مقابله باهاش رو پیدا کنید. اگه می‌خواهید یادبگیرید که چطور به ورژنی از خودتون تبدیل بشید که بیشترین بهره‌وری و کارایی رو داره، ما هوای شما رو داریم. کمربندهاتون رو محکم ببندید که قراره سفر بهره‌وری رو شروع کنیم.
چطور در کار بازدهی بیشتری داشته باشیم؟
این جمله یک حقیقته: افرادی کارایی بالاتری دارن که در مدیریت زمان مهارت بیشتری دارن. بنابراین اگر شما هم دوست دارید که بازدهی بیشتری داشته باشید، در این مقاله چند ترفند و روش رو بهتون آموزش می‌دیم.
نکته شماره ۱: هربار فقط روی یک کار تمرکز کنید
اگر تمام توجهتون رو همزمان انجام چندین کار اختصاص بدید، به احتمال زیاد نتیجه معکوسی کسب خواهید کرد و به جای این که سرعتتون در کار افزایش پیدا کنه و تسک‌ها رو پشت سر هم کامل کنید، برای مدیریت زمان دچار مشکل خواهید شد و از یک تسک به یک تسک دیگه خواهید پرید که فقط به کیفیت کار شما آسیب می‌زنه و کارتون ناتمام می‌مونه.
حالا بیاید به همون نقل قول خرگوش برگردیم: هرچقدر بیشتر تلاش کنید که تعداد خرگوش بیشتری رو به یکباره بگیرید، در واقع در نهایت تعداد کمتری رو شکار خواهید کرد. در مورد وظایف کاری روزمره هم همینطوره. هرچقدر بیشتر سعی کنید در انجام کارهای روزمره بین تسک‌ها در رفت‌وآمد باشید، احتمال شکست شما در انجام این کار بیشتره. در عوض، هربار روی یک کار متمرکز بشید و وقتی که اون کار رو تموم کردید می‌تونید به سراغ مورد بعدی برید.
نکته شماره ۲: تسک‌ها رو بر اساس اهمیت اولویت‌بندی کنید
برای این که کارهاتون به موقع و باکیفیت انجام بشن لازمه که اولویت‌بندی کنید و به اولویت‌بندیتون پایبند بمونید. این کار خیلی مهمه، چرا که باعث می‌شه اول روی اساسی‌ترین و حساس‌ترین مسائل تمرکز کنید و بعدا به مواردی که کمتر ضروری هستند بپردازید.
اگر کسی هستید که مولتی‌تسک می‌کنه، احتمالا بیشتر از توانتون وظایف مختلف رو بر عهده می‌گیرید. توصیه می‌کنیم پروژه‌ها رو به ترتیب اهمیت اولویت‌بندی کنید تا کارها براتون آسان‌تر بشه. از سخت‌ترین تسک شروع کنید و روز کاری رو با کارهای سبک‌تر به پایان برسونید.
علاوه بر این، انجام کارها با یک ترتیب کاملا مشخص می‌تونه نتایج و کارایی شما رو به میزان قابل توجهی بهبود ببخشه. به همین دلیل اگر حتی نتونید تمام وظایف خودتون رو تا پایان روز انجام بدید، دیگر نگران کارهای فوری نخواهید بود چون اون‌ها رو از لیست کارهاتون خط زدید.
نکته شماره ۳: استراحت‌های مکرر بین کار رو فراموش نکنید تا دوباره انرژی ازدست‌رفته رو بازیابی کنید
با توجه به این که چه نوع فردی هستید، ممکنه واقعا وسوسه‌انگیز به نظر برسه که هر ۱۰ دقیقه یک‌بار استراحت کنید. یا برعکس، از استراحت کردن خودداری کنید تا بتونید کارهاتون رو سریع‌تر به پایان برسونید.
خب، متاسفیم که این رو می‌گیم ولی هیچ‌کدام از این روش‌ها جواب نمی‌ده و به بهره‌روری شما کمک نمی‌کنه. باید در نظر بگیرید که:
قانون ۱۰/۵۰ رو اجرا کنید. یعنی به ازای هر ۵۰ دقیقه کار متمرکز، ۱۰ دقیقه به خودتون استراحت بدید. خوبه که هر یک ساعت یک‌بار استراحت کنید تا فرسودگی رو به حداقل برسونید، حواس‌پرتی‌ها رو کاهش بدید و به خودتون اجازه بدید که اطلاعات جدید رو به طور موثرتری جذب کنید.
مدیریت زمان برای افزایش کارایی ضروریه و این استراتژی ممکنه به شما در انجام این کار کمک کنه. این به شما اجازه می‌ده کارها رو بدون وقفه بیشتر انجام بدید و بعد از یک استراحت کوتاه برای بازیابی انرژی، دوباره به کار و تمام‌کردن تسک‌هاتون برگردید.
نکته شماره ۴: قانون دو دقیقه رو دنبال کنید
دیوید آلن (David Allen)، مشاور بهره‌وری آمریکایی، قانون دو دقیقه رو اینطور توضیح می‌ده:
«اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه طول می‌کشه، پس باید در همون لحظه انجام بشه.»
این اصل به معنای شروع کارهای «دو دقیقه‌ای یا کمتر» است که شما قصد انجامشون رو دارید اما «وقت ندارید.» انجام سریع این کارها (هرکدام به مدت دو دقیقه) باعث می‌شه از فهرست کارهای ما خط بخورن.
به عنوان مثال، گاهی اوقات برای پیگیری تسک‌های روز، فقط دو دقیقه نیازه تا یک ایمیل ارسال کنید یا به ایمیلی که برای شما فرستادن پاسخ بدید. یا این که فقط دو دقیقه لازمه که با همکارتون صحبت کنید یا چیزی رو یادداشت کنید. با این وجود، این دو دقیقه ممکنه کارایی شما رو بهبود ببخشه و باعث بشه که فهرست کارهاتون در پایان روز کامل بشه.
نکته شماره ۵: از تکنیک مسدودکردن زمان (time-blocking) استفاده کنید
درسته که محدودکردن خود در ساعات یا دقایق خاص ممکنه غیرخلاقانه یا دست‌وپاگیر به نظر برسه اما احتمال این که تسک‌های بیشتری رو انجام بدید و بهره‌وری خودتون رو افزایش بدید بیشتره. تکنیک مسدودکننده زمان به این صورته:
۹ صبح تا ۱۱ صبح: پاسخ دادن به ایمیل‌ها
۱۱ صبح تا ۱۲ صبح: پرداختن به گزارش‌ها
۱۲ بعدازظهر تا ۱ بعدازظهر: زمان ناهار و استراحت
۱ بعدازظهر تا ۲ بعدازظهر: خواندن…
۲ بعد از ظهر تا ۳ بعدازظهر: نوشتن…
البته این فقط یک مثاله و شما می‌تونید زمان‌ها و کارهاتون رو به هر نحوی که مناسب می‌دونید سازمان‌دهی کنید. علاوه بر این با عادت‌سازی، زمان کمتری رو به بلاتکلیفی یا اهمال‌کاری اختصاص می‌دید و زمان بیشتری رو برای تمرکز روی کارها سپری خواهید کرد.
استراتژی مسدودکردن زمان، هر زمانی رو به یک کار مشخص اختصاص می‌ده، شما رو متمرکز نگه می‌داره و بهتون نشون می‌ده که درباره زمان یا اهداف روزانه‌تون غیرواقع‌بین هستید یا نه.
نتیجه‌گیری
برای استفاده حداکثری از هر روز کاری، باید آگاهانه تلاش کنید و بهبود بهره‌وری، یک نقطه شروع عالی برای این کار به شمار می‌ره. اهداف واضح و شفافی رو مشخص کنید، درمورد زمانتون واقع‌بین باشید، چیزهای مهم رو یادداشت کنید، به طور منظم استراحت کنید و اطمینان حاصل کنید که هرکاری که انجام می‌دید، استفاده ارزشمندی از زمانتونه.
در نهایت و مهم‌تر از همه، انتظارات بی‌جا و حجم کاری زیاد برای خودتون تعیین نکنید. چرا که این کار سریع‌ترین راه برای فرسودگی شغلیه. این کار به تلاش و نظم دقیقی نیاز داره اما اگر استمرار داشته باشید، به زودی قادر خواهید بود در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام بدید به نسخه‌ای از خودتون تبدیل بشید که بیشترین بهره‌وری رو داره.
و فراموش نکنید: مشغول و درگیر نباشید، سازنده باشید.
این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ‌پستِ «Five Productivity Tips: How to Make the Most of Your Workday» است که «آژانس محتوای نیم‌فاصله» ترجمه‌اش کرده است.
