15 راه برای افزایش بهره وری در محل کار

هر دقیقه از زندگی شما طلاست. فقط تعداد ساعت‌های مشخصی در هر شبانه روز وجود دارن، بنابراین خیلی مهمه که از وقت خودتون حداکثر استفاده رو ببرین. شما با چند روش می‌تونین میزان خروجی خودتون رو افزایش بدین، ساعات بیشتری رو در نظر بگیرین یا با هوشیاری بیشتری کار کنین.

به طور کلی اگه به دنبال بهره‌وری در کارتون باشین، باید در مورد مدیریت زمان هم مواردی رو بدونین و اون‌ها رو به کار ببرین. ما هم قصد داریم در این مطلب شما رو با 15 استراتژی ساده اما موثر برای افزایش بهره‌وری در محل کار آشنا کنیم.

 

1. مدت زمان صرف کارها را پیگیری و محدود کنین

ممکنه فکر کنین که در ارزیابی میزان وقتی که صرف کارهای مختلف می‌کنین، کاملا مهارت دارین. با این حال، بعضی از تحقیقات نشون میدن که تنها حدود 17%  از افراد قادر به تخمین دقیق زمان هستن! این روزها ابزاری هستن که می‌تونن به شما کمک کنن تا دقیقا بفهمین چه مقدار از وقت خودتون رو برای انجام کارهای روزانه‌ای مثل رسانه‌های اجتماعی، ایمیل، استفاده از اپلیکیشن‌ها و …  صرف می‌کنین. پس این ابزارها رو دانلود کنین و زمان خودتون رو مدیریت کنین.

 

2. استراحت منظم داشته باشین

شاید براتون عجیب باشه، اما داشتن وقفه‌های برنامه‌ریزی شده در واقع می‌تونه به بهبود تمرکز کمک کنه. بعضی از تحقیقات نشون دادن که در وقت انجام کارهای طولانی، وقفه‌های کوتاه مدت به شما کمک می‌کنن تا سطح ثابت عملکردتون رو حفظ کنین. در حالی که کار بدون وقفه منجر به کاهش مداوم عملکرد میشه.

 

3. مهلت‌های تعیین شده برای خودتون تعیین کنین

در حالی که ما معمولا استرس رو به عنوان یک چیز بد در نظر می‌گیریم، در عین حال یه سطح قابل کنترلی از استرس می‌تونه از طریق افزایش تمرکز به ما کمک کنه تا به اهدافمون برسیم. برای انجام کارها یا پروژه‌های آزاد، سعی کنین به خودتون مهلت تعیین شده بدین و به اون هم پایبند باشین. در آخر وقتی به ساعت نگاه می‌کنین و می‌بینین که چه قدر مطابق با زمان تعیین شده کار می‌کنین، تمرکز دارین و بهره‌وری‌تون بالا میره، تعجب می‌کنین و شاید باورتون نشه که این مورد تا چه حد تاثیر داره.

 

4.”قانون دو دقیقه‌ای” رو دنبال کنین

کارآفرین استیو اولنسکی، توصیه میکنه که با استفاده از “قانون دو دقیقه‌ای” از وقفه‌های زمانی کوچیکی که در محل کار دارین، بهترین استفاده رو ببرین. ایده این هست:

اگه کاری رو می‌تونین در عرض 2 دقیقه یا کمتر انجام بدین، منتظر نمونین و بلافاصله اون رو انجام بدین. به گفته اولنسکی، اگه شما اون کار رو بلافاصله شروع کنید، سریع هم تموم میشه و زمان کمتری می‌گیره تا بعدا بخواین برگردین و اون رو انجام بدین.

جالبه که بدونین، اجرای این مورد او رو به یکی از تأثیرگذارترین استراتژیست‌های محتوای آنلاین تبدیل کرد.

 

5. به جلسات نه بگین

جلسات یکی از بزرگترین مواردی هستن که وقت افراد رو می‌گیرن، اما به هر حال ما همچنان بدون شک اون‌ها رو رزرو می‌کنیم، به ناچار در اون‌ها شرکت می‌کنیم و مدام ازشون شکایت می‌کنیم. به گفته شرکت اطلسین، یک کارمند اداری به طور متوسط ​​هر ماه بیشتر از 31 ساعت رو در جلسات بی‌فایده صرف میکنه! پس قبل از رزرو جلسه بعدی، از خودتون بپرسین که میشه از طریق ایمیل، تلفن یا جلسات آنلاین، اهداف یا وظایف مشابه رو انجام بدین؟ این جلسات شاید بتونن حتی بازدهی بیشتری هم داشته باشن!

 

6.جلسات رو ایستاده برگزار کنین

اگه ترتیب دادن جلسه ضروری بود، می‌تونین جلسه رو به شکل ایستاده برگزار کنین. طبق بعضی از شواهد، جلسه‌هایی که همه ایستاده‌ باشن، میتونه باعث افزایش تحریک گروه و بهبود عملکرد اون‌ها بشه. برای مواقعی که جلسات اجتناب ناپذیر هست حتما این مورد رو امتحان کنین.

 

7. چند وظیفه‌ای بودن رو کنار بگذارین

در حالی که ما فکر می‌کنیم چند وظیفه رو با هم انجام دادن، مهارت خوبی برای افزایش کارایی هست، ولی شاید این اوضاع کاملا بر عکس تصور ما باشه.

روانشناس‌ها به این نتیجه رسیدن که تلاش برای انجام همزمان چندین کار میتونه باعث از دست رفتن زمان و بهره‌وری بشه. در عوض، قبل از اینکه به سراغ پروژه بعدی خودتون برین، عادت کنین که فقط یه کار رو انجام بدین.

 

8. از زمان رفت و آمد خودتون استفاده کنین

از زمان‌های رفت و آمد خودتون استفاده کنین و از اون به عنوان یک پاداش یاد کنین. یعنی در مسیر به جای اینکه در فیسبوک بچرخین، از اون زمان برای بررسی ایمیل‌ها، تکمیل لیست کارهای روزانه و یا ایده پردازی‌های خودتون استفاده کنین.

 

9. دست از کمال گرایی بردارین

اکثر کارآفرین‌ها مدام تلاش می‌کنن که کارشون کامل و عالی باشه، اما در واقعیت هیچ چیز کامل نیست. به جای اتلاف وقت برای رسیدن به این هدف، وظیفه خودتون رو در حد توانایی‌هاتون انجام بدین و همینطور به جلو حرکت کنین. یعنی خیلی خوبه که کار رو تموم کنین و بعدا هر وقت خواستین برگردین و اون رو اصلاح کنین.

 

10. ورزش کنین

بر اساس مطالعه‌ای که در مجله طب حرفه‌ای منتشر شد، استفاده از زمان کار برای ورزش کردن می‌تونه به بهبود بهره‌وری کمک کنه. در صورت امکان، ساعت‌های مشخصی رو در طول هفته به پیاده‌روی یا رفتن به باشگاه بدنسازی اختصاص بدین. این پمپاژ خون می‌تونه همون چیزی باشه که برای پاکسازی سر و بازگرداندن تمرکز لازم هست.

 

11. فعال باشین، ولی واکنش پذیر نباشین

پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی و چک کردن ایمیل‌های ورودی، خیلی خوبه و یعنی شما کار مفیدی انجام دادین. ولی نباید این تمام هدف شما باشه و مدام از این کارها تاثیر بگیرین. پس زمانی رو برای پاسخگویی به ایمیل‌ها اختصاص بدین، اما به اون‌ها اجازه ندین تعیین کنن روزتون چطور باشه و شما رو کنترل کنن. برای اول هر روز یه برنامه قوی داشته باشین و تمام تلاش خودتون رو بکنین تا به اون پایبند باشین.

 

12. نوتیفیکیشن‌ها رو خاموش کنین

درسته که هیچ کس نمی‌تونه در برابر جذابیت ایمیل‌ها، پیام صوتی، اینستاگرام یا پیامک‌ها مقاومت کنه ولی شما باید در طول ساعات کار، نوتیفیکیشن‌ها رو خاموش کنین و در عوض تلاش کنین در یک زمان مشخصی به اون‌ها رسیدگی کنین. این‌ها همگی بخشی از فعال بودن هستن تا واکنش پذیری…

 

13. در فواصل 90 دقیقه‌ای کار کنین

محققان دانشگاه ایالتی فلوریدا به این نتیجه رسیدن که افراد نخبه در رشته‌های ورزشی، نوازندگی و … که در فواصل بیشتر از 90 دقیقه کار نمی‌کنن، نسبت به افرادی که از 90 دقیقه بیشتر کار می‌کنن، بازدهی بیشتری دارن. به علاوه اونا متوجه شدن اون‌هایی عملکرد بالایی دارن که بیشتر از 4.5 ساعت در روز کار نمی‌کنن. به نظر خوب میاد، نه؟!

 

14. محیط اطراف رو زیبا کنین

شاید باورتون نشه، اما بعضی از تحقیقات نشون میدن که داشتن وسایلی زیبا در دفتر مثل گل و گیاه، می‌تونه بهره‌وری رو تا 15% بالا ببره. در نتیجه فضای دفتر خودتون رو با تصاویر زیبا، شمع، گل یا هر چیز دیگه‌ای که لبخند رو به لبتون میاره، تجهیز کنین.

 

15. تا حد امکان وقفه‌ها رو به حداقل برسونین

به نظر میرسه که داشتن یه همکار در دفتر و گفتگو با او بی ضرر هست، ولی باید بدونین که حتی وقفه‌های کوتاه باعث تغییر در الگوی کار و کاهش بهره‌وری میشن. به حداقل رسوندن وقفه‌ها یعنی شما ساعات خودتون رو تنظیم کنین، حتی برای پروژه‌های حساس در خونه کار کنین و در اون زمان از کسی دعوت نکنین که به خونه شما بیاد.

اگه احساس می‌کنین باید بهره‌وری خودتون رو در محل کار افزایش بدین، باید در مقابل وسوسه کار کردن در ساعات طولانی‌تر مقاومت کنین. در عوض، یک قدم به عقب برگردین و به روش‌هایی فکر کنین که می‌تونین هوشمندانه کار کنین نه سخت‌تر.

بهترین راه های بهره وری در محل کار شما چه چیزایی هستن؟ آیا راز بهره‌وری حداکثری رو در دفتر خودتون پیدا کردین؟ اون‌ها رو تو کامنت‌ها به اشتراک بگذارین!

 

حالا که به اینجا رسیدیم شاید بد نباشه مطلب: «چرا اولویت‌بندی برای بهره‌وری مهمه؟ + چهار روش برای برنامه‌ریزی بهتر» رو بخونین.

 

این نوشته ترجمه‌ای از بلاگ‌پستِ «15 ways to increase productivity at work» است که «آتوسا سالکی» ترجمه‌اش کرده است.