ارتباطات در محیط کار خیلی مهمن و به همین دلیل گوش دادن فعالانه برای کارفرماها یک مهارت ارزشمنده. گوش دادن فعالانه یک مهارت نرم به شمار میره و به استفاده از چند تکنیک مختلف برای تمرکز کامل و درک حرف گوینده نیاز داره. با بهبود مهارت گوش دادن فعالانه میتونید رهبری تاثیرگذار یا عضوی موثر از تیم باشید.
توی این مقاله به بررسی مفهوم گوش دادن فعالانه و نحوه بهبود و استفاده از این مهارت در محل کار میپردازیم.
گوش دادن فعالانه چیست؟
گوش دادن فعالانه یک مهارته که توجه کامل به گوینده برای درک کامل پیام او قبل از پاسخ دادن رو شامل میشه. هنگام تمرین گوش دادن فعالانه، روی افکار، نیازها، احساسات و ایدههای گوینده تمرکز میکنید، بدون این که حواسپرتی، قطع کردن صحبت گوینده، قضاوت یا پاسخ سریع اتفاق بیفته.
علاوه بر این، مهارت گوش دادن فعالانه به شما این امکان رو میده تا نشانههای کلامی و غیرکلامی مثل لحن صدا، رفتار، زبان بدن و حرکات چشم رو به طور مؤثر تفسیر کنید و نیت گوینده رو بهتر بفهمید. شما میتونید با پرسیدن سوال یا بازگو کردن صحبتهای گوینده مطمئن بشید که پیام صحبت رو به درستی و بدون هرگونه ابهام درک کردید.
یک فرد دارای مهارت گوش دادن فعالانه چه ویژگیهایی دارد؟
گوش دادن فعالانه یک فرآینده که چندین مهارت کلامی و غیرکلامی رو برای حفظ اطلاعات ترکیب میکنه. از جمله:
- حضور کامل در مکالمه
- قابل اعتماد بودن
- صبوری
- تشویق
- همدلی
- بازگویی صحبتها
- پرسیدن سوالهای مناسب
- به اشتراک گذاری تجربیات
حذف عوامل حواسپرتی و حضور کامل در مکالمه
حذف عوامل حواسپرتی این امکان رو به شما میده که در طول مکالمهها حضور کامل داشته باشید و بر موضوع مورد بحث متمرکز بشید. سعی کنید جلسات یا مکالمات کاری رو در محیطهای آرام و ساکت برگزار کنید، موقع صحبت با همکارانتون، گوشیتون رو خاموش کنید و صفحه لپتاپ رو ببندید.
این نکات میتونن محیط شنیداری رو جذابتر کنند و باعث بشن مهارت گوش دادن فعالانه رو در خودتون بهبود ببخشید، چون تمرکز بهتری برای دریافت جزئیات و اطلاعات خواهید داشت.
قابل اعتماد بودن
قابل اعتماد بودن یک ویژگیه که شما رو به فردی قابل اتکا، صادق و لایق اعتماد تبدیل میکنه. وقتی شما فردی قابل اعتماد باشید، دیگران میتونن به راستگویی و درستکاری شما اطمینان کنند. گوینده، به شما به عنوان یک شنونده اطمینان داره، میتونه اطلاعات موردنظرش رو با شما به اشتراک بگذاره و مطمئن باشه که شما علاوه بر این که به درستی به صحبتها پاسخ میدید، اقدامات مناسب رو هم انجام خواهید داد.
ایجاد اعتماد و دیده شدن به عنوان یک فرد قابل اعتماد حین ساخت روابط جدید بسیار مهمه، به ویژه در روابطی مثل ارتباط با همکار در محیط کار یا مشتری جدید در جلسه کاری.
صبوری
صبوری یعنی صرف وقت برای جذب با دقت اطلاعات گوینده، بدون این که حرف فرد مقابل رو قطع کنیم یا باعث بشیم برای بیان افکارش عجله کنه. شما باید تمرکز و توجه خودتون روی اطلاعاتی که منتقل میشه رو حفظ کنید و با صبوری به گوینده اجازه بدید با توجه به سرعت خودش ارتباط برقرار کنه. علاوه بر این، با صبور بودن اون فرد رو تشویق میکنید که جزئیات و اطلاعات بیشتری رو به اشتراک بگذاره.
صبوری مهارت مهمی برای افراد دارای مهارت گوش دادن فعالانه به شمار میره چون باعث میشه احترام خودتون رو نسبت به دیگران از این طریق ابراز کنید، بهشون اجازه بدید با سرعت خودشون صحبت کنند و مطمئن بشن که شما گوش میدید و حرفها رو درک میکنید.
تشویق
تشویق یک ویژگیه که به گوینده دلایل مثبتی برای ادامه دادن به صحبتهاش ارائه میده. این کار نشان میده که شما به صحبتهای فرد مقابل علاقهمند هستید و اهمیت حرفهای اون فرد رو درک میکنید. پرسیدن سوالات باز و تصدیق حرفها نشان میده که شما فعالانه گوش میدید.
تاییدات کلامی یا غیرکلامی دو روش مهم برای تشویق هستند:
- تاییدات کلامی: فرد دارای مهارت گوش دادن فعالانه باید در طول مکالمه به طور کلامی نشان بده که در حال گوش دادن به گوینده است یا با حرفهای اون فرد موافقه. این کار رو میتونید با یک «بله» ساده یا با عبارتهایی مثل «میفهمم» انجام بدید.
- تاییدات غیرکلامی: فردی که در گوش دادن فعالانه ماهره میتونه از زبان بدن مثبت هم برای نشان دادن درک خودش و پیگیری مکالمه استفاده کنه. نمونههای تایید غیرکلامی شامل آرام تکان دادن سر و حفظ تماس چشمی دوستانه در طول مکالمه هستند.
همدلی
همدلی به معنای توانایی درک و برقراری ارتباط با افکار، احساسات یا اقدامات دیگرانه. شما میتونید با گفتن عبارتهایی مثل «من موقعیتت رو میفهمم…» یا «ممنون که افکارت رو با من به اشتراک گذاشتی» همدلی خودتون رو در مکالمه نشان بدید.
ابراز این که شما به عنوان یک شنونده با گوینده همدل هستید، نشان میده که شما درک عمیقی از اون فرد دارید و باعث ایجاد ارتباط بهتر و یک رابطه کاری قویتر میشه.
بازگویی
بازگویی و تکرار حرفهای فرد مقابل یک مهارت کلیدی در گوش دادن فعالانه است. بازگویی یعنی شما محتوای مکالمه رو به زبان خودتون تکرار میکنید و با این کار نشان میدید که حرفها رو درک کردید و در طول مکالمه، با دقت به فرد گوش دادید.
این کار به شما اجازه میده موضوع مکالمه رو شفافتر کنید، در واقع با تکرار محتوا برای گوینده، بهش فرصت میدید تا هرگونه سوءتفاهم رو برطرف کنه و اطلاعاتی که ممکنه فراموش شده باشه رو اضافه کنه.
پرسیدن سوالهای مناسب
دو نوع اصلی سوال وجود داره که میتونید در طول مکالمه مطرح کنید:
- سوالات باز: این سوالها به گوینده اجازه میدن تا پاسخی شخصیتر ارائه بده و فقط به بله یا خیر محدود نشه. سوالهای باز برای مواقعی که با همکارتون درباره ایدهها و نظرات صحبت میکنید بسیار مفیده. مثلا: «چه تغییراتی رو برای بهبود روند پروژه در نظر دارید؟»
- سوالات مستقیم: این سوالها بهتون کمک میکنه تا در مواقع نیاز، اطلاعات مشخصتری رو به دست بیارید. مثلا: «چقدر طول کشید تا این پروژه رو تکمیل کنید؟»
سوال کردن به گوینده کمک میکنه حس شنیده شدن داشته باشه و باعث میشه بتونید مکالمه رو پیش ببرید، جزئیاتی که ممکنه ناگفته مونده باشه رو بفهمید و به درک مفهوم و نیت پشت مکالمه بپردازید.
یادگیری به اشتراک گذاشتن تجربیات
یادگیری به اشتراک گذاشتن تجربیات خودتون با گوینده میتونه به فرد مقابل کمک کنه در طول مکالمه با شما راحتتر باشه و ارتباط بهتری برقرار کنه. اگر گوینده نگرانی یا مشکلی رو مطرح میکنه، میتونید موقعیت مشابهی رو که در گذشته باهاش مواجه شدید مطرح کنید و همدلی خودتون رو ابراز کنید. حتی به اشتراک گذاشتن تجربههای دیگری مثل علاقه به نوع خاصی از قهوه میتونه بهتون کمک کنه تا ارتباط شخصیتری با گوینده برقرار کنید.
چرا مهارت گوش دادن فعالانه مهم است؟
در ادامه متن مهمترین فواید تقویت مهارت گوش دادن فعالانه در محیط کار رو آوردیم:
- دقت و حفظ اطلاعات: مهارت گوش دادن فعالانه امکان حفظ اطلاعات برای مدت طولانیتر و با جزئیات بیشتر، نسبت به زمانی که به طور منفعلانه گوش میدید یا دچار حواسپرتی هستید رو فراهم میکنه. با تکنیکهایی مثل بازگویی، رفع ابهام یا خلاصهسازی مکالمه، میتونید جزئیات رو دقیقتر به خاطر بسپرید.
- روابط کاری قویتر: با تمرین گوش دادن فعالانه، به اعضای تیم، سوپروایزرها، مراجعان یا مشتریان خودتون احترام میگذارید. با داشتن تعامل کامل در حین صحبتهای فرد مقابل و به خاطر سپردن ایدههای مطرح شده، نشان میدید که برای ایدهها و نگرانیهای اون فرد احترام قائلید. این اتفاق میتونه به مکالمات و همکاریهای مؤثرتری منجر بشه و باعث بشه اعتماد همکارانتون رو جلب کنید.
- حل مسئله و تعارض و تصمیمگیری موثرتر: افراد دارای مهارت گوش دادن فعالانه با ایجاد تغییرات مثبت در محل کار، توانایی بهتری در حل کردن موقعیتهای دشوار یا تعارضها دارند. برخورد با تعارض از طریق همدلی، در نظر گرفتن دیدگاههای دیگران و واقعبین بودن باعث میشه احساسات و تعصبها رو کنار بگذارید و تصمیمهایی بگیرید که بر دیگران تاثیر مثبتی داشته باشه.
- افزایش فرصتهای شغلی: در نظر کارفرمایان، مهارت گوش دادن فعالانه برای بهبود عملکرد کاری اهمیت زیادی داره. اضافه کردن این مهارت به رزومه شما و ارائه نمونه از موقعیتهایی که این مهارت رو با موفقیت به کار گرفتید ممکنه شما رو نسبت به افراد دیگری که فاقد این مهارت هستند، برتر جلوه بده.
نحوه برجستهسازی مهارت گوش دادن فعالانه
میتوانید مهارت گوش دادن فعالانه خودتون رو در قسمتهای مختلف فرآیند استخدام، مثل رزومه، کاور لتر یا نامه پوششی و در مصاحبه کاری نشان بدید.
در رزومه و کاور لتر
چند روش موثر برای برجسته کردن مهارتهای گوش دادن فعالانه در رزومه و کاور لتر وجود داره. شما میتونید گوش دادن فعالانه رو در قسمت لیست مهارتها بیارید یا این توانایی رو در بخش تجربیات حرفهای در رزومه ذکر کنید.
برای کاور لتر یا نامه پوششی هم میتونید زمانهای مشخصی که از گوش دادن فعالانه برای همکاری با اعضای تیم، تکمیل دقیق یک پروژه یا حل تعارض استفاده کردید رو شرح بدید.
در مصاحبه کاری
شما میتونید مهارت گوش دادن فعالانه رو در پاسخ به سوالها و یادگیری بیشتر درباره موقعیت شغلی و شرکت نشان بدید. بازگویی سوال در ابتدای پاسخ خودتون باعث میشه بفهمن که سوال رو به خوبی درک کردید. پرسیدن سوالات تکمیلی باز، نمایانگر تعامل و علاقه شما به مکالمه است. در نهایت، تکان دادن سر و حفظ تماس چشمی هنگام صحبت با مصاحبهکننده هم نشان میده که شما با دقت گوش میدید.
این نوشته ترجمهای از بلاگ پست «Active listening skills and how to improve them» است که توسط «آژانس محتوای نیمفاصله» ترجمه شده.
یک پاسخ
خیلی ممنون از این هفته نامه مفید
من قبلش پاکست این موضوع رو هم گوش دادم
یکی از مشکلات شخصی من همین موضوع است که اول سعی میکنم که به درستی گوش بدم ولی نمیدونم چرا یهو وسط گوش دادن حواسم پرت میشه و توی حرف میپرم و زود حرفی که نزده شده رو پیش بینی و حتی قضاوت میکنم برای همین حتی برای داشتن مکالمه معمولی هم دچار مشکل میشم و طرف مقابل بار ها بیان میکنه که صبر کنم و بهش اعتماد کنم
صبوری وهمدلی در مورد من همیشه سریع اتفاق نمیوفته